SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Definisi SIM, Sistem Informasi Manajemen – Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di
dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang
sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat
alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila
kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami
ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan
strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam
bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang
dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.
Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi
tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem
terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting
(vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective
business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi
yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
Sebuah perusahaan mengadakan
transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya
sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas
perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan
pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti
suatu prosedur standar tertentu.
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan
dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan
sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam
mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber
daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan
keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya
informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.
Konsep Dasar Informasi
Terdapat beberapa definisi, antara lain :
1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
yang menerimanya.
2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang
dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian.
Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan
mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan
dilakukan.
3. Data organized to help choose some current
or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called
business decision making)
Fungsi / Manfaat Sistem Informasi Manajemen
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi
manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi
yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk
masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.
Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan
dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi
memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik
yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang
strategis.
Sehingga SIM adalah suatu sistem yang
menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan
dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Beberapa manfaat atau fungsi sistem
informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat
bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan
keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang
efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan
keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan
pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami
konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi
pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi
untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan
pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk
mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan
transaksi yang terjadi.
Tujuan Umum
- Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga
pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
- Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,
pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
- Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu
memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui
bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu
mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi
kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap
manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
- Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir
tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh
karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode
untuk mencapai tujuan tersebut.
- Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran.
Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan,
dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan
rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial
untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai
kebutuhan, disebut kebutuhan.
- Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut
dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan
jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di
antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih.
Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat
dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Menurut Francisco Proses Manajemen adalah
suatu proses Penukaran terhadap nilai dan jasa
SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:
- Sistem
informasi akuntansi (accounting information systems),
menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
- Sistem informasi pemasaran (marketing information systems),
menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan,
kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain
sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
- Sistem informasi manajemen persediaan (inventory
management information systems).
- Sistem informasi personalia (personal information systems).
- Sistem informasi distribusi (distribution information
systems).
- Sistem informasi pembelian (purchasing information
systems).
- Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
- Sistem informasi analisis kredit (credit analysis
information systems).
- Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and
development information systems).
- Sistem informasi analisis software
- Sistem informasi teknik (engineering information systems).
- Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information
systems).
segera � n h �@ @< bukan berarti
dengan serta merta meninggalkan seluruh
proses manual dan memangkas tenaga kerja,
sebab banyak aspek-aspek lain yang harus
menjadi pertimbangan dalam melakukan
otomatisasi.
Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal
terutama yang berkaitan dengan komunikasi
informasi kepada dan dari orang yang
berbeda di dalam maupun di luar perusahaan.
Dengan kata lain otomatisasi perkantoran
merupakan sebuah rencana untuk
menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan
proses pelaksanaan pekerjaan.
Beberapa system otomatisasi perkantoran
secara formal dan didokumentasikan
dengan suatu prosedur tertulis. System
formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk
memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan
sistem informasi manajemen. Namun
sebagian besar system otomatisasi
perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara
tertulis. System-sistem informal ini
diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk
memenuhi keperluaannya sendiri. Dan
otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk
memudahkan segala jenis komunikasi baik
secara lisan maupun secra tertulis.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal
1960-an, ketika IBM menciptakan
istilah word-processing untuk menjelaskan
kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata,
pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan
mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric
Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang
dapat mengetik kata-kata yang telah direkam
dalam pita magnetik secara otomatis.
Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang
yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya
ada empat kategori pemakai otomatis
kantor, yaitu :
1. Manajer adalah orang yang bertanggung
jawab mengelola sumber daya
perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang
tetapi menyumbang keahlian khususnya
(mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff
khusus). Manajer dan profesional secra
bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada
pekerja terdidik tertentu untuk
melaksanakan berbagai tugas menangani
korespondensi, menjawab telepon, dan
mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (pegawai
administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas
untuk sekretaris, seperti mengoperasikan
mesin fotocopy, menyusun dokumen dan
mengirimkan surat.
Otomatisasi perkantoran mencakup semua
system elektronik formal dan
informal yang terutama berkaiatan dengan
komunikasi informal dari orang-orang didalam
maupun diluar perusahaan.Sistem Elektronik
Formal dimaksudkan sebagai kegiatan
perkantoran yang dokumentasiakan dengan
suatu prosedur tertulis. semua perusahaan
menerapakan system formal untuk memenuhi kebutuhan
organisasi. Misalnya untuk
pengelolaan informasi yang didistribusikan
ke manajer berupa laporan-laporan periodik
maupun laporan khusus.Sistem Elektronik
informal berarti system perkantoran yang tidak
direncanakan atau diuraikan secara
tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat
diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi
keperluannya sendiri. Misalnya melakukan
konsultasi atau diskusi dengan pengambil
keputusan lainnya.
System informal dalam otomatisasi
perkantoran menjadikan ciri tersendiri
dalam penggunaan komputer dalam perusahaan,
Karena otomatisasi perkantoran
dimaksudkan untuk memudahkan jenis
komunikasi. Otomatisasi perkantoran tidak hanya
melayani orang-orang didalam perusahaan,
akan tetapi juga dengan orang lain di
lingkungan perusahaan.
Dalam gambar model Otomatisasi perkantoran
di atas tidak terjadi aliran
data tetapi hanya ada aliran komunikasi dan
informasi. Pengertian data sendiri adalah
penggambaran dari segala sesuatu dari
sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui
proses pengolahan data, sebuah data menjadi
lebih bermanfaat bagi penggunanya dan
disebut sebagai informasi. Pengertian
komunikasi adalah adanya saling tukar menukar
informasi antara dua obyek atau lebih.
Konsep-konsep otomatisasi
Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur
selalu
mengarah ke otomatisasi.
Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan
tanpa
rencana menuju aplikasi yang terencana dan
terpadu.
Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui
pengambilan
keputusan yang lebih baik.
Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi
tradisional bukan
sebagai pengganti.
Manfaat Otomatisasi Kantor
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan
berbagai komponen dalam
menangani informasi; mulai dari input
hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan
teknologi secara optimal dan campur tangan
manusia secara minimal. Dengan demikian
akan membuat informasi menjadi lebih mudah
dan murah digunakan, dipindahkan, dan
dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan
landasan yang kuat untuk integrasi informasi
sehinggga perusahaan mampu berkompetisi
lebih baik.
Ada 11 aplikasi otomatisasi kantor yang
telah diketahui, yaitu :
1. WORD PROCESSING
Word processing adalah penggunaan suatu
peralatan elektronic yang secara otomatis
melakukan beberapa tugas yang diperlukan
untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
Word processing memberikan kontribusi
terhadap pemecahan masalah dengan
memberikan kemampuan kepada manajer untuk
membuat komunikasi tertulis yang lebih
efektif untuk diberikan kepada anggota
lain.
Contoh software : (diambil 1 saja dan free
download)
OpenOffice.org Writer adalah salah satu
komponen dalam OpenOffice.org yang berfungsi
untuk mengedit dokumen adapun dokumen
format yang bisa digunakan adalah .doc .odt
.rtf dan bisa export ke .pdf dengan sekali
klik. Memiliki fitur pengolah kata modern seperti
AutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat,
Styles and Formatting, Text Frames dan Linking,
Tables of Contents, Indexing,
Bibliographical References, Illustrations, Tables. Program ini
sangat mudah digunakan untuk membuat memo
cepat, sangat stabil dan mampu untuk
membuat dokumen dengan banyak halaman serta
banyak gambar dan judul heading.
Selain itu, kelebihannya adalah pengaturan
formating untuk bullet and number yang
sangat mudah (diatur terintegrasi melalui
satu toolbar).
2. ELECTRONIK MAIL
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail
adalah penggunaan jaringan komputer yang
memungkinkan pemakai untuk mengirim,
menyimpan dan menerima pesan dengan
menggunakan terminal komputer dan peralatan
penyimpanan.
Metode pengiriman
Untuk mengirim surat elektronik kita
memerlukan suatu program mail-client. Surat
elektronik yang kita kirim akan melalui
beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk
lebih jelasnya lihat diagram dibawah.
Cara membaca surat elektronik
5
Surat elektronik pada mulanya disimpan di
dalam sebuah mailserver. Biasanya bila
seseorang memakai koneksi ISP untuk
sambungan ke internet, ia akan diberikan satu
surat elektronik gratis. Surat elektronik
yang diterima akan disimpan di server surat
elektronik ISP.
Ada dua cara untuk mengakses surat
elektronik:
• Dengan cara menggunakan 'browser',
seperti Internet Explorer atau Mozilla
Firefox. Metode ini disebut sebagai
web-based, artinya kita menggunakan media web
sebagai perantara ke kotak surat
elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk
menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan
online. Layanan surat
elektronik berbasis web biasanya disediakan
oleh penyelenggara layanan email
gratis.
• Menggunakan program pengakses surat
elektronik (e-mail client), seperti:
Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail,
Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan
menggunakan program seperti ini, seseorang
harus mengetahui konfigurasi yang
bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah
dapat membaca surat elektronik tanpa
perlu terhubung secara terus-menerus dengan
internet dan puluhan surat elektronik
dapat diterima dan dikirimkan secara
bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang
lainnya adalah perangkat lunak ini
menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan
pembacaan email secara offline. Dengan
demikian biaya koneksi ke internet dapat
dihemat.
Etika penggunaan surat elektronik
Etika dalam surat elektronik sama dengan
etika dalam menulis surat biasa. Ada surat
elektronik yang isinya formal ada yang
informal. Beberapa poin penting:
• Jangan mengirim surat elektronik dengan
lampiran (attachment) yang terlalu
besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua
orang mempunyai akses Internet yang cepat,
dan ada kemungkinan lampiran tersebut
melebihi kapasitas surat elektronik
penerima, sehingga akan ditolak mailserver
penerima. Selain itu, perhatikan juga
bahwa beberapa penyedia surat elektronik
juga menerapkan batasan tentang jumlah,
jenis, dan ukuran surat elektronik yang
dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
• Jangan mengirim lanjut (forward) surat
elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi
orang yang dituju.
• Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan
kosong.
• Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu
usahakan mengutip seperlunya,
jangan mau gampangnya mengutip seluruh
tulisan orang itu:
o dalam menjawab surat elektronik orang
lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja,
selain lebih jelas juga tidak memakan waktu
/ jatah akses penerima, o dalam
mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak
cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke
tulisan aslinya.
• Jangan menggunakan huruf kapital karena
dapat menimbulkan kesan anda
BERTERIAK.
• Gunakan kata-kata dengan santun.
Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan
terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya
kita maksudkan.
3. VOICE MAIL
Voice mail persis sama dengan electronic
mail. Perbedaannya bahwa anda hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan
tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon
untuk memanggil pesan yang telah
dikirimkan kepada anda.
6
Contoh software:
Voice Connector adalah aplikasi untuk
menunjang komunikasi dalam bentuk suara dan
teks dalam jaringan lokal. Pengguna dapat
memilih penerima pesan dan berbicara
dengannya dalam waktu yang sama tanpa harus
menginterupsi atau menutup aplikasi
yang sedang dijalankan. Hal itu
dimungkinkan karena software buatan Aledentsoft ini
menggunakan teknologi Quickswitch dan
Overlay Message. Keuntungan tersebut
tentunya sangat mendukung bagi bisnis
internet café dan game center.
Fitur lain yang dimiliki oleh Voice
Connector adalah voice mail dimana pengguna dapat
menyimpan pembicaraan dan memutarnya lagi.
Hal itu dapat membantu dalam hal bisnis
dan pendidikan. Selain itu, Voice Connector
juga dapat mengirimkan pesan teks.
Keduanya baik itu koneksi suara dan teks
dapat digunakan secara P2P (phone to phone
atau peer to peer) mode dan juga broadcast
mode (pengguna dapat berbicara dengan
banyak pengguna lainnya bersamaan).
4. ELECTRONIC CALENDARING
Electronic calendaring adalah penggunaan
jaringan komputer untuk menyimpan dan
memanggil acara yang telah ditetapkan oleh
manajer. Electronic calendaring bersifat
khusus diantara aplikasi otomatisasi
kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya
komunikasi bukan mengkomunikasikan
informasi.
5. AUDIO CONFERENCING
Audio conferencing adalah penggunaan
peralatan komunikasi suara untuk membuat
hubungan audio diantara orang-orang yang
tersebar secara geografis untuk tujuan
melakukan konferensi. Audio conferencing
adalah aplikasi oa pertama yang tidak
memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan
penggunaan fasilitas komunikasi audio dua
arah.
Contoh software :
FireWire adalah adalah merek dagang Apple
sekaligus nama yang paling populer
untuk standar kabel data antar-muka berseri
IEEE 1394. Sony memperkenalkan
IEEE 1394 dengan nama i.Link. Meski namanya
berbeda-beda, ketiganya (FireWire,
IEEE 1394 dan i.Link) sama-sama menunjuk
pada jenis kabel data yang mampu
mengirim data dengan kecepatan sangat
cepat, sampai pada rata-rata 400 megabit
per detik (Mbps). FireWire diklaim sebagai
saluran penghantar data yang paling
cepat dan stabil diantara saluran lain
seperti USB.
6. VIDEO CONFERENCING
Video conferencing melengkapi signal audio
dan signal video. Peralatan televisi digunakan
untuk mengirim dan menerima signal audio
dan video. Orang yang berada dalam suatu
lokasi dapat melihat dan mendengar suara
orang yang berada di lokasi lain selagi
konferensi dilakukan.
Tiga konfigurasi video conferencing (
tergantung pada
peralatan yang digunakan ), yaitu :
1. Video satu arah dan audio satu arah
2. Video satu arah dan audio dua arah
3. Video dan audio dua arah
Pengaplikasiannya :
Webcam (singkatan dari web camera) adalah
sebutan bagi kamera real-time (bermakna
keadaan pada saat ini juga) yang gambarnya
bisa diakses atau dilihat melalui World Wide
Web, program instant messaging, atau
aplikasi video call. Istilah webcam merujuk pada
teknologi secara umumnya, sehingga kata web
terkadang diganti dengan kata lain yang
mendeskripsikan pemandangan yang
ditampilkan di kamera, misalnya StreetCam yang
memperlihatkan pemandangan jalan. Ada juga
Metrocam yang memperlihatkan
pemandangan panorama kota dan pedesaan, TraffiCam
yang digunakan untuk memonitor
7
keadaan jalan raya, cuaca dengan Weather
Cam, bahkan keadaan gunung berapi dengan
VolcanoCam. Webcam atau web camera adalah
sebuah kamera video digital kecil yang
dihubungkan ke komputer melalui (biasanya)
port USB ataupun port COM.
7. COMPUTER CONFERENCING
Computer conferencing adalah penggunaan
jaringan komputer, sehingga memberi
kemampuan seseorang untuk melakukan
pertukaran informasi selama proses terjadinya
konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan
electronic mail, karena kedua aplikasi ini
menggunakan hardware dan software yang
sama. Istilah ‘teleconferencing’ digunakan
untuk menjelaskan ketiga bentuk alat
elektronik untuk konferensi. Teleconferencing
digunakan dalam seluruh proses pemecahan
masalah yang gunanya untuk menukar
informasi diantara pemecah masalah
(orang-orang yang memecahkan masalah) yang
berada dikotayang berlainan.
Contoh aplikasi sama seperti AUDIO
CONFERENCING.
8. FACSIMILE TRANSMISSION
Facsimile transmission yang biasanya
disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus
yang dapat membaca tampilan dokumen pada
ujung channel komunikasi dan membuat
salinan atau copy di ujung yang lain. Fax
sangat mudah diimplementasikan dan
dioperasikan. Jalur telepon suara dapat
berfungsi sebagai channel-nya dan
pengoperasian peralatannya tidak lebih
sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
Proses kerja
Proses kerja mesin faks diawali dengan
keharusan bahwa penerima dan pengirim harus
memiliki mesin faks. Pengirim akan
memasukkan dokumen yang hendak dikirim ke bagian
feeder mesin faks dan selanjutnya menekan
nomor telepon mesin faks yang dituju. Ketika
koneksi telah terjadi dengan mesin faks
tujuan, maka mesin faks akan melakukan
scanning dengan membaca area yang sangat
kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks
tersebut akan mengubahnya menjadi suatu
sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan
daerah yang dibaca sebagai daerah gelap
atau terang dengan menandainya “0” untuk
gelap dan “1” untuk terang. Sinyal listrik
tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran
telepon dan menuju mesin penerima faks.
Mesin penerima tersebut kemudian menangkap
dan mengartikan sinyal listrik untuk
membuat suatu dokumen yang persis sama dengan
aslinya dan kemudian mencetaknya.
9. VIDEOTEXT
Videotext adalah penggunaan komputer untuk
tujuan memberikan tampilan materi tekstual
pada layar crt. Materi tekstual dapat
berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan
dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
SEJARAH VIDEO TEXT
Videoteks dikembangkan oleh Sam Fedida
beserta rekan-rekannya di British
Telecommunications Research Laboratories
pada tahun 1971. Motivasi pengembangan
teknologi yang mulai diujicobakan pada 1976
ini adalah untuk memberi kemudahan bagi
masyarakat. Yakni melalui peningkatan
penggunaan telepon, kebutuhan pelayanan
informasi yang interaktif, dan sebagainya.
Selanjutnya, videoteks berkembang semakin
pesat dengan rentang pengguna yang luas,
dari rumah tangga hingga perusahaan atau
kantor-kantor besar. Perkembangan videoteks
pada tahun 80-an dimulai dengan lahirnya
empat sistem videoteks yang masing-masing
saling tidak kompatibel. Tentunya, keempat
videoteks yang dikembangkan di
negara-negara yang berbeda ini masing-masing
bertujuan memenangkan pasar dengan dukungan
dana yang sangat besar dari
pemerintah. Keempat videoteks tersebut
adalah;
a. PRESTEL, diperkenalkan oleh kantor pos
Inggris sebagai pelayanan videoteks
komersial pertama di dunia pada tahun 1979.
Hingga 1981, diperkirakan 10.000
terminal videoteks PRESTEL telah digunakan
dengan lebih dari 500 provider
8
informasi. Kemudian, di tahun 1982, PRESTEL
meluncurkan layanan baru
GATEWAY yang memperluas layanan ke database
yang telah ada. Data terakhir
pada pertengahan 1980-an, PRESTEL telah
memiliki 250.000 orang pengguna
dengan 50.000 terminal.
b. ANTIOPE, diciptakan oleh badan penyiaran
dan pos Perancis. Pada tahun
1986, lebih dari 2000 provider informasi
dan jasa yang telah tergabung dalam
terminal videoteks, meliputi 150 pelayanan
media, 150 pelayanan finansial dan bank,
150 pedagang retail, dan sisanya tersebar
dalam bidang pariwisata, pendidikan,
pelayanan pemerintah, pertanian, kesehatan,
transportasi, asuransi, dan industri.
c. TELIDON, didanai oleh departemen
komunikasi Kanada dan menghadirkan
sistem yang berbeda secara radikal.
d. CAPTAIN, diluncurkan oleh Jepang pada
tahun 1980.
10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume
dokumen yang besar, sehingga mereka
harus menyimpannya dalam file agar
informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali
jika diperlukan.
Untuk mengatasi masalah mengenai
penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka
digunakan microform, yang berupa microfilm
dan microfiche. Microform akan mengurangi
kebutuhan ruang yang diperlukan oleh
dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image
storage and retrieval digunakan dalam pemecahan
masalah ketika ia diperlukan untuk
melihat kembali dokumen historis untuk
tujuan pemahaman masalah.
Contohnya : situs penyedia seperti
photobucket
11. DESKTOP PUBLISHING
Desktop publishing atau dtp adalah
pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir
sama dengan yang dihasilkan oleh
typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas
mikrokomputer dengan layar crt yang
beresolusi tinggi, printer laser, software desktop
publishing. Penggunaan desktop publishing
sebagai alat pemecahan masalah meliputi
aplikasi administrasi dan teknis.
Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik
akan memberikan komunikasi yang efektif.
Contoh :
Microsoft Publisher adalah sebuah program
aplikasi untuk sistem operasi Windows
yang digunakan untuk Desktop publishing.
Program ini merupakan buatan Microsoft
Corporation, dan mulai pada versi Microsoft
Office System 2003, telah
diintegerasikan ke dalam paket tersebut.
Kini, namanya menjadi Microsoft Office
Publisher. Versi terbarunya adalah
Microsoft Office Publisher 2007 yang terintegrasi
dengan Microsoft Office Publisher 2007.
Tujuan OA Masa Kini
1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus
Penghindaran Biaya.Komputer tidak
menggantikan pekerja saat ini, tetapi
komputer menunda penambahan pegawai yang
diperlukan untuk menangani beban kerja yang
bertambah.
2. Pemecahan masalah Kelompok.Cara OA
berkontribusi pada komunikasi ke dan dari
manajer membuatnya sangat cocok diterapkan
untuk memecahkan masalah
kelompok.
3. Pelengkap – Bukan Pengganti.Sebagai
suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan
tanpa keterbatasan. OA tidak akan
menggantikan semua komunikasi interpersonal
tradisional – percakapan tatap muka,
percakapan telepon, pesan tertulis pada memo,
dan sejenisnya. OA harus bertujuan
melengkapi komunikasi tradisional.
9
KANTOR VIRTUAL
Kantor virtual (Virtual Office) adalah
pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi
geografis manapun selama tempat itu
terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui
sejenis komunikasi elektronik. Sebuah
kantor virtual adalah kombinasi dari off-situs alamat
tinggal komunikasi dan layanan yang
memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya
kantor tradisional dengan tetap menjaga
profesionalisme bisnis. Istilah ini sering
disamakan dengan “kantor pusat bisnis” atau
“eksekutif suite” yang menuntut
confensional sedangkan sewa kantor virtual
yang sejati tidak mengharuskan
pengeluaran.Secara umum perkantoran maya
dapat didefinisikan sebagai otomatisasi
proses bisnis yang sebelumnya dilakukan
secara manual (document-driven) menjadi
otomatis (electronic-driven) sehingga
document yang dipergunakan dalam proses bisnis
tidak lagi dalam bentuk hard copy,
melainkan dalam bentuk elektronik.
PERKEMBANGAN ATAU AWAL MUNCULNYA GAGASAN
KANTORVIRTUAL
Kantor virtual dimulai tahun 1964 ketika
IBM memasarkan mesin yang di sebut
MT/ST (magnetic tape/selectitcTypewriter).
Awal perkembangan virtual office dibangun
dalam modul-modul yang diakses secara
terpisah. Seseorang yang akan melakukan
pertemuan dengan rekan bisnisnya harus
mengisi aplikasi to-do yang dibuat secara online
ataupun tidak. Lain halnya ketika akan
mengirim email, orang tersebut harus juga login
dan mengakses aplikasi yang berbeda dalam
bentuk webmail ataupun email client yang
terpasang dikomputer pribadi. Hal inilah
yang mengilhami para pengembang aplikasi
perangkat lunak untuk mengembangkan suatu
aplikasi yang memungkinkan seorang
pengguna melakukan apapun layaknya berada
dalam sebuah kantor virtual atau biasa kita
sebut sebagai virtual office. Dalam
perjalananya penggunaan virtual office sangat banyak
kendalanya, mulai dari sulitnya
menggabungkan banyaknya account yang terpisah-pisah
dalam berbagai modul hingga kebutuhan
infrastruktur seperti kebutuhan akan server yang
bekapasitas besar dan kebutuhan akan
besarnya bandwidth untuk mengakses aplikasi
virtual office.
Kantor virtual ide datang dari inovasi
teknologi konfergensi dan Era Informasi.
Konsep telah berakar pada Revolusi
Industri, dimana paralel dengan gaya kerja saat ini,
secara khusus bekerja dari rumah, telah
ditarik. Istilah ini pertama kali digunakan pada
1983 maskapai penerbangan diartikel majalah
tentang komputasi portable. Konsep kantor
virtual adalah suatu evolusi dari suite
eksekutif industri. Namun, kaku suite eksekutif sewa
tidak bekerja untuk banyak modal bisnis dan
membantu memacu konsep kantor virtual.
Aplikasi komersial pertama dari kantor
virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph
Gregory mendirikan “Kantor Virtual, Inch”
di Boulder, Colorado. Awalnya, virtual office
dimaksudkan untuk membantu pekerja
secretariat dan administrative (clerical), tetapi
kemampuannya untuk memudahkan komunikasi
formal dan informasi dengan orang” di
dalam dan di luar perusahaan menarik para
manager dan professional sebagai pemakai.
Semua pemakai kantor virtual ini
menggunakan untuk meningkatkan produktifitas mereka.
Sebuah kantor virtual berpadu rumah dan
bekerja untuk mendapatkan efisiensi
dalam ke dua. Biaya kantor rendah,
sementara profesionalisme pengguna
mempertahankan citra tradisional, biaya
tinggi kantor. Sebuah kantor virtual pengguna
dapat mengurangi dampak lingkungan, serta
pribadi harian negative dari bolak-balik.
Kantor virtual klien memiliki fleksibilitas
untuk menyesuaikan pengeluaran dengan fluktuasi
pendapatan langsung, karena biasanya biaya.
Sebuah kantor virtual dapat
memungkinkan untuk ekspansi biaya rendah
tanpa komitmen jangka panjang. Users
mengambil keuntungan dari receptionist
kantor virtual menghilangkan beban tradisional
perawatan kesehatan, catatan, penggajian,
asuransi, dan sewa.
10
Kemampuan OA untuk menghubungkan orang
secara elektronik telah membuka
cara baru melakukan pekerjaan kantor.
Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu
di kerjakan di kantor. Sebaliknya,
pekerjaan trsebut dapat dilakukan dimanapun pegawai
berada. Nama yg diberikan untuk kemampuan
ini adalah kantor Virtual . istilah yang
berarti bahwa pekerjaan kantor dapat
dilakukan di lokasi geografis manapun selama
tempat kerja itu terhubung dengan lokasi
tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi
elektronik
Sejarah
Kantor virtual ide datang dari inovasi
teknologi konvergensi dan Era Informasi. Konsep
telah berakar pada Revolusi Industri, di
mana paralel dengan gaya kerja saat ini, secara
khusus bekerja dari rumah, telah ditarik.
Istilah ini pertama kali digunakan pada 1983
maskapai penerbangan di artikel majalah tentang
komputasi portabel.Konsep kantor
virtual adalah suatu evolusi dari suite
eksekutif industri. Namun, kaku suite eksekutif sewa
tidak bekerja untuk banyak model bisnis dan
membantu memacu konsep kantor
virtual.Aplikasi komersial pertama dari
kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph
Gregory mendirikan "Kantor Virtual,
Inc kini dikenal sebagai Kantor Cerdas" di Boulder,
Colorado.
Layanan
Istilah "kantor virtual"
mengimplikasikan pemanfaatan ruang, tetapi aplikasi lengkap
termasuk hidup profesional komunikasi.
1. Communications Services Layanan
Komunikasi
Remote Receptionist Sebuah tim pekerja di lingkungan kantor bekerja
jarak
jauh, dengan
menggunakan teknologi tinggi Telepon
Integrasi Komputer perangkat lunak,
untuk menggantikan resepsionis tradisional.
Virtual Assistant "elang sendirian" bekerja dari rumah, yang
jarang bertemu klien
mereka.Asisten virtual biasanya tidak
memiliki akses ke CTI Software. Harga
menjalankan $ 15 per jam dan atas
Answering services / Menjawab layanan / call center beroperasi dari
sebuah
lokasi terpusat untuk tujuan menerima dan
mengirimkan sejumlah besar
permintaan melalui telepon. Users mengeluh
masalah keamanan ,impersonal
staf dengan omset tinggi, hambatan bahasa,
kesalahan terjemahan dan kurang
gambar profesional .
Voicemail/ Pesan suara adalah teknologi berbiaya rendah yang menyimpan
pesan suara elektronik. Dalam aplikasi
layanan pelanggan, voicemail memiliki
keterbatasan .Digunakan untuk layanan
pelanggan, suara telah menjadi identik
dengan frustrasi . Pengaduan sangat banyak
dan telah mengilhami parodi pada
pengalaman pesan suara.
2. Space Services Space Layanan
Professional Address/Profesional Alamat - Sebuah bangunan bergengsi
untuk
digunakan sebagai alamat bisnis . Alamat
profesional mengurangi privasi dan
keamanan pribadi menjalankan bisnis
rumahan.Seorang pengguna dapat
memperluas ke pasar-pasar baru dengan
memanfaatkan penyedia dengan
beberapa lokasi untuk mendirikan kehadiran
profesional dalam pertumbuhan
yang diinginkan pasar.
Mailing address alamat profesional dapat digunakan untuk menerima,
mengirim & forwarding mail tanpa
konotasi dari sebuah PO Box. Di bawah
hukum AS, PO Box adalah untuk secara jelas
dinyatakan sehingga tidak
11
kondusif bagi sebagian besar entitas
perusahaan dalam hal ini. Beberapa
penyedia menawarkan VO 24 / 7 akses ke
ditetapkan secara individual dan
mengunci kotak surat. Hal ini memungkinkan
staf sebuah VO user untuk
memiliki lokasi yang terpusat sebagai
kendaraan nyaman aman untuk
mentransfer dokumen kertas 24 / 7. Sebuah
mail-satunya penyedia mungkin
akan dikenakan USPS CMRA peraturan.
Penerimaan kesopanan - Resepsionis di alamat bisnis dapat menerima dan
tanda untuk masuk menginap, pengiriman,
paket dan dokumen menyediakan
layanan drop-off/pick-up. Pada situs-saksi
dan notaris mungkin tersedia,
tergantung pada penyedia.
Business Meeting Space The on-demand menggunakan (per jam, harian atau
mingguan) dari ruang konferensi dan
kantor-kantor untuk rapat.
Casual WorkspaceCa Sebagai alternatif untuk gangguan dari rekan kerja
atau
interupsi dari kantor, ruang kantor
tersedia pada sesekali atau "drop-in" dasar,
baik per jam, harian atau bulanan.
Executive Suite - Sebagian kecil pengguna VO menyewa ruang-waktu penuh
waktu.
On-Site Amenities Sebuah layanan lengkap kantor virtual akan
menyediakan
internet broadband, fax - fotokopi -
printer, fitur telepon tingkat lanjut,
conference calling, video conferencing,
dapur dan laik bisnis lobi / ruang
tunggu.
Pengguna
Sebuah kantor virtual berpadu rumah dan
bekerja untuk mendapatkan efisiensi
dalam kedua. Biaya kantor rendah, sementara
profesionalisme pengguna
mempertahankan citra tradisional, biaya
tinggi kantor.Sebuah kantor virtual pengguna
dapat mengurangi dampak lingkungan, serta
pribadi harian negatif dari bolak-balik. Kantor
virtual klien memiliki fleksibilitas untuk
menyesuaikan pengeluaran dengan fluktuasi
pendapatan langsung, karena biasanya biaya
variabel. Sebuah kantor virtual dapat
memungkinkan untuk ekspansi biaya rendah
tanpa komitmen jangka panjang. Users
mengambil keuntungan dari resepsionis
kantor virtual menghilangkan beban tradisional
perawatan kesehatan, catatan, penggajian,
asuransi & sewa. Juga, waktu tradisional-off
(sakit hari, liburan, daun pribadi,dll)
tidak berlaku untuk staf virtual.
Common Virtual Office Users : Common
Virtual Office Users:
1. Home-based entrepreneurs Pengusaha
rumahan
2. Accountants Akuntan
3. Attorneys Pengacara
4. Law Firms Hukum Perusahaan
5. Mobile salespeople Mobile penjual
6. Trades (Home service industry: roofers,
electrical, plumb, landscape, construction,
repair/remodel, etc) Perdagangan (Home
industri jasa: tukang atap, listrik, plumb,
landscape, konstruksi, perbaikan / mengubah
bentuk, dll)
7. Doctors / Dentists Dokter / Dokter Gigi
8. Therapists Terapis
9. Business consultants Bisnis konsultan
10. Mediators /conflict resolution Mediator
/ resolusi konflik
11. Frequent travelers/foreign companies
Sering pelancong / perusahaan asing
12. Chambers of Commerce Chambers of
Commerce
13. Senior management Manajemen senior
12
14. Real estate Real estate
15. Mortgage Companies Mortgage Perusahaan
16. Stock brokers /financial planners Stock
broker / perencana keuangan
17. Collections agencies Koleksi lembaga
18. Networking groups Networking kelompok
19. Trainers / instructors Trainers /
instruktur
20. Incubators
Bekerja secara virtual adalah masa depan
bagi semua bisnis yang berusaha untuk
1. Membuat dunia menjadi tempat yang sangat
terhubung, mencapai kota-kota kecil dan
kota-kota di seluruh dunia
2. Membuka cabang di kota atau luar negeri
yang penting, terlepas dari ukuran saat ini.
3. Mengurangi jejak karbon dengan
menurunkan konsumsi bahan bakar dan listrik
dengan menghilangkan variabel jarak dan
memperluas batas-batas untuk bekerja secara
kreatif.
4. Uang tunai pada teknologi interaksi
gelombang dan memastikan bahwa apa pun
selain bakat, keterampilan, kecerdasan dan
bakat yang tidak relevan (seperti sebelumnya
pekerja membatasi lokasi fisik)
5. Expand mempekerjakan pilihan dan
menyediakan lingkungan kerja yang lebih
nyaman, kurang stres dan gaya hidup yang
lebih seimbang, sementara meningkatkan
produktivitas pribadi dengan waktu &
uang yang disimpan dari nol Komuter
6. Real estat komersial memotong biaya
dengan alternatif sewa atau sewa dan
mengurangi set-up besar, hierarki dan
fungsi administratif tak terhitung.
7. Mendorong pengusaha yang ingin menguji
lokasi bisnis dan memperluas kehadiran
mereka dengan menghapus perusahaan start-up
kendala infrastruktur dan staf tetap.
8. Staf memiliki fleksibilitas bukannya mempekerjakan
sekretaris
Lima Manfaat Kantor Virtual
Bisnis OnlineBekerja saat ini sudah banyak
ragam dan jenisnya, bekerja bukan
hanya di kantor pemerintahan dan perusahaan
swasta. Tapi yang mulai mendapat
reputasi di kalangan pencari kerja saat ini
adalah bisnis online. Saat ini sudah mulai
banyak yang menggeluti pekerjaan ini, baik
secara full time maupun secara freelance.
bisnis online mulai menjadi pilihan peluang
usaha alternatif bagi siapa yang ingin berpikir
kreatif.
Ada beberapa kelebihan bekerja secara
online dibandingkan dengan bekerja
secara langsung dikantor atau perusahaan.
Berikut akan diuraikan mengenai beberapa
keuntungan yang bisa kita dapatkan dari
bekerja secara online dimana kita mempunyai
kantor virtual sendiri.
1. Lebih Fleksibel
Dengan bekerja secara online kita akan
lebih fleksibel dalam menetukan waktu kerja
kita. Kita bisa bekerja pagi maupun malam
tergantung dari kesanggupan kita. Karena
dengan bekerja online kita tidak akan
terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja
pada perusahaan yang harus datang pagi dan
pulang pada sore hari.
2. Hemat Biaya
Memiliki kantor secara virtual tidak
seperti kita memiliki kantor yang lain, disini kita
tidak diharuskan meiliki
peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukung
keberadaan sebuah kantor. Cukup dengan
seperangkat komputer dan sebuah
13
koneksi internet maka kantor virtual sudah
bisa kita miliki. Sehingga dari segi biaya
termasuk bisnis modal kecil dibandingkan
dengan kantor permanen yang lain.
3. Banyak Pilihan Pekerjaan
Dunia maya merupakan tempat dimana kita
bisa menemukan banyak sekali
pekerjaan. Bukan hanya pekerjaan yang ada
di Indonesia saja tapi pekerjaan dari
luar negeri bisa kita dapatkan dengan
mudah, membuat website atau membuat
program yang lain banyak kita temukan di situs
penyedia pekerjaan freelance. Dan
enaknya pekerjaan tersebut bisa kita
dapatkan hanya dengan duduk santai di kamar.
4. Penghasilan Tak Terbatas
Jika kita serius menjalankan pekerjaan kita
secara online, penghasilan kita bisa tak
terbatas. Karena dengan bekerja online kita
bisa mendapatkan pemasaran
sebanyak-banyaknya dan honor yang
dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kita
kerjakan.
5. Banyak mempunyai Waktu Luang Denga
Keluarga
Dengan bekerja secara online kita akan
mempunyai waktu dengan keluarga lebih
banyak, karena kita bisa bekerja dari rumah
dimana setiap saat kita bisa ketemu
dengan istri dan anak kita. Sehingga
hubungan dengan keluargapun menjadi lebih
harmonis.
Kerugian dari kantor virtual:
1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja rendah
4. Ketegangan keluarga
