Powered By Blogger

Minggu, 22 Juli 2012

sistem informasi manajemen


SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

  1. Definisi Sistem Informasi Manajemen
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru. Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari.
Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu. Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi menajemen melaksanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan. Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya.
Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.

Konsep Dasar Informasi
Terdapat beberapa definisi, antara lain :
  1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
  2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.
  3. Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making).

Nilai Informasi Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya

Sistem Manusia/Mesin Berdasarkan Komputer
Pada dasarnya orang dapat membahas sistem informasi manajemen tanpa komputer, tetapi adalah kemampuan komputer yang membuat SIM terwujud. Persoalannya bukan dipakai atau tidaknya komputer dalam sebuah sistem informasi manajemen, tetapi adalah sejauh mana berbagai proses akan dikomputerkan. Gagasan suatu sistem informasi/keputusan berdasarkan komputer berarti automatisasi total. Konsep sistem manusia/mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya lebih baik dilakukan oleh mesin. Dalam sebagian terbesar persoalan, manusia dan mesin membentuk sebuah sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian dialog dan interaksi antara komputer dan seorang manusia pengolah.
Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah berdasarkan komputer berarti bahwa para perancang harus memilih pengetahuan cukup mengenai komputer dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep manusia/mesin bahwa perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil keputusan.

Sistem Terpadu dengan “Data Base”
Sebuah sistem terpadu berdasarkan pada anggapan bahwa harus ada integrasi antara data dan pengolahan. Integrasi data dicapai melalui “data base”. Pada sebuah sistem pengolahan informasi, “data base” terdiri dari semua data yang dapat dijangkau oleh sistem. Pada SIM berdasarkan komputer, istilah “data base” biasanya dipakai khusus untuk data yang dapat dijangkau secara langsung oelh komputer. Manajemen sebuah “data base” adalah sebuah sistem perangkat lunak komputer yang disebut sebagai sebuah sistem manajemen “data base”. Sesuatu penerapan yang mamakai sebuah item (butir) data akan mengambil item data yang sama, yang hanya sekali disimpan dan disediakan untuk semua penerapan. Suatu peremajaan dari sebuah item data membuatnya sesuai untuk semua pemakaian.
Pengolahan terpadu dicapai melalui sebuah perencanaan sistem secara menyeluruh. Biasanya sistem dirancang sebagai suatu gabungan beberapa subsistem dan bukan sebagai sebuah sistem tunggal. Perancangan sistem ini dapat berupa sebuah komputer pusat besar, atau dapat pula merupakan sebuah jaringan kerja beberapa komputer kecil. Gagasan pokoknya adalah paduan terencana dari berbagai penerapan yang layak dan efektif.

Dukungan Operasi
Kecenderungan dalam pengolahan transaksi pada sistem-sistem mutakhir adalah menuju pengumpulan data secara “online” dan permintaan informasi (inquiry) secara online pula. Kemampuan memperoleh informasi secara online sangat besar peranannya dalam mendukung informasi. Ini berarti bahwa setiap petugas yang berwenang dapat memperoleh jawaban langsung atas sesuatu permintaan informasi seperti posisi terakhir perkiraan seorang pelanggan atau sediaan yang ada untuk jenis barang tertentu.

Pemanfaatan Manajemen dan Model Keputusan
Model-model pembantu keputusan ynag dipakai dalam sistem dapat berupa model cerdas (intelligence model) untuk menemukan persoalan, model keputusan (decision model) utnuk mengenali dan menganalisis penyelesaian yang mungkin, dan berbagai model pilihan seperti model optimisasi (optimization model) yang memberikan suatu penyelesaian optimal atau metode pemuas untuk memutuskan atas sebuah penyelesaian yang memuaskan. Dengankata lain, diperlukan berbagai ancanagan anlitis dan permodelan untuk memenuhi berbagai situsi yang memerlukan keputusan.


  1. Kegunaan / Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

  1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
  2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
  3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
  4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
  5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
  6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
  7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
  8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
  9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
  10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
  11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:
    1. Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing
    2. Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
    3. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.
Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup. Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.
12.  SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen
Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan. Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di tengahnya.
13.  Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.
Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :
a.    Proses transaksi
b.    Proses laporan
c.    Proses pemeriksaan
Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional :
a.    Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki persediaan yang ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan pembelian sediaan harus diadakan.
b.    Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan program untuk memilih kandidat secara kasar.
c.    Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan keputusan yang diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan laporan bisa menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang masalah. Contoh : suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani setelah 30 hari.
14.  Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut :
1)    Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)
2)    Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
3)    Sebab penyimpangan
4)    Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin
Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama : (1) database dari operasional, dan (2) rencana, anggaran, standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.
Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajemen adalah sebagai berikut :
1)    Model perencanaan dan anggaran
2)    Program-program laporan penyimpangan
3)    Model-model analisis masalah
4)    Model-model keputusan
5)    Model-model pemeriksaan/pertanyaan
Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah : rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisissituasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas pertanyaan.
15.  Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh :
a.    Suatu rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan
b.    Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu toko obral di luar kota.
Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran. Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjukkan ciri data :
a.    Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.
b.    Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang
c.    Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
d.    Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
e.    Prospek bagi industri di daerah lain.
f.     Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.
g.    Peluang bagi karya usaha baru.
h.    Alternatif strategi
i.      Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi.
Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya:
a.    Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.
b.    Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang
c.    Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.
16.  SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.

2. APA SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN ITU..?
Sistem informasi perusahaan adalah suatu sistem berbasis computer yang dapat melakukan semua tugas akuntansi standatr bagi semua unit organisasi secara terintegrasi dan terkoordinasi
SIM Perusahaan saat ini mengakumulasi seluruh data transaksi akuntansi dari bagian manu faktur , penjualan , pembelian , sumber daya manusia, dan berbagai fungsi bisnis lain. Data itu berhubungan dengan sumber daya organisasi dan perencanaan tidak dapat dilakukan tanpa memahami bagaimana tiap penjualan. tiap unit yang diproduksi ,dan tiap tindakan tanpa mempengaruhi keseluruhan organisasi.

KELAYAKAN SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN
System informasi perusahaan merupakan pengeluaran modal yang besar dan harus dievaluasi dengan cara yang sama  seperti investasi besar lain yang akan dilakukan oleh organisasi. Yang memperumit investasi itu adalah karena investasi tersebut memerlukan lebih dari sekedar pengeluaran uang yang besar . Manajemen seluruh organisasi harus berkomitmen untuk melaksanakan proses bisnis yang memungkinkan tiap proses bisnis lain di dalam organisasi melihat dan memahami trnasaksi tersebut .Kerumitannya adalah kenyataan bahwa banyak keuntungan SIM perusahaan tidak bersifat financial  .

Kelayakan Ekonomis
Jika keuntungan melebihi biaya yang ditargetkan , maka suatu proyek layak secara ekonomis. Akan tetapi sebagian besar kerugiannya  berasal dari biaya konsultasi dan pendukung, yang merupakan tambahan atas biaya perangkat lunak dan perangakat ERP yang mula-mula perusahhan pertimbangkan saat membut analisis kelayakan.

Kelayakan Teknis
SIM perusahaan dapat dianggap sebagai aplikasi canggih yang didasarkan pada system manajemen database karena data disimpan disatu database , transaksi yang terjadi berbagai operasi yang tersebar secara geografis mungkin menjadi masalah. Satu hal yang penting SIM perusahaan yang dioperasi kan oleh organisasi besar yang tersebar secara geografis umumnya memerlukan teknologi informasi terkini.
PENERAPAN SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN
Penerapan SIM perusahaan umumnya berlangsung sekitar dua tahun . penyebab periode waktu yang panjang bukan hanya kerumitan dan ruang lingkup proyek tetapi juga keharusan untuk berurusan dengan system warisan . system warisan adalah system yang umumnya melaksanakan proses bisnis inti perusahaan tetapi dikembangkan bertahun-tahun lalu dan tidak mencakup teknologi dan metodelogi terbaru.

KEGAGALAN SISTEM INFOMASI PERUSAHAAN
Kegagalan sistem infomasi perusahaan mencakup proyek yang ditinggalkan sebelum penerapan atau diterapkan begitu gagal sehingga organisasi kembali  ke sistem infomasi yang dahulu . Ini merupakan biaya yang buruk karena organisasi umumnya telah menginvestasikan jutaan dolar dan banyak jam kerja dalam proyek SIM perusahaan . Namun kegagalan system informasi perusahaan tidak berarti bahwa organisasi menyerah sepenuhnya .Organisasi tersebut dapat mencoba lagi .
            Organisasi dapat meminimalkan kemungkinan kegagalanSIM perusahaan dengan mengambil langkah-langkah
  1. Mengerti kerumitan organisasi
  2. Mengenali proses yang dapat menurun nilainya bila standarisasi dipaksakan
  3. Mencapai consensus dalam organisasi sebelum memutuskan menerapkan system informasi perusahaan



MASA DEPAN SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN
Manajemen sumber daya perusahaan ( enterprise resource management) adalah gerakan untuk merencanakan dan mengendalikan berbagai proses bisnis  dengan mengendalikan deskripsi proses dan data.

Alat –alat pengembangan ERP yang dipercepat
Waktu dua tahun untuk penerapan SIM perusahaan terlalu lama bagi banyak organisasi . Mereka mungkin memiliki pasar yang terlalu bergejolak , mereka mungkin organisasi kecil tanpa sumber daya yang cukup untuk mendukung proyek  selama dua tahun , atau mereka mungkin perlu bereaksi cepat untuk mendukung  SIM perusahaan  pesaing . apa pun alasan nya , penjual ERP harus memuaskan pelanggan  untuk mempertahan kan pertumbuhan industri yang fenomenal .
           
KESIMPULAN
Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.
Sistem Infomasi Perusahaan adalah sistem berbasis computer yang dapat melaksanakan semua tugas standar bagi seluruh unit organisasi secar terintegrasi dan koordinasi . system perencanaan sumber daya perusahaan (ERP)  adalah system yang memampukan manajemen berbagai proses internal organisasi . memperluas konsep tersebut melampaui batas-batas organisasi melampaui control organisasi sangat memperumit masalah .
Sistem informasi ada karena perangkat keras computer yang penuh daya dan realatif murah ,perangkat lunak system manajemen database yang canggih ,dan kebetulan organisasi untuk memanfaatkan dat di seluruh proses bisnisnya. Banyak pendiri industri computer idak dapat membayangka ndampak yang dibuat teknologi informasi pada pengambilan keputusan manajerial .selama komputer dan perangakat lunak terus meningkat dayanya dan semakin murah , para manajer haurs melihat ke masa depan dan mempersiapkan organisasi mereka untuk memanfaaatkan kemajuan teknoologi
Kebutuhan atas system informasi perusaaahaan begitu besar sehingga suatu industri baru telah berkembang untuk menyediakan perangakat lunak ERP untuk mendukung sitem tersebut . industri ini sudah besar dan berkembang sangat pesat .perangkat lunak yang dihasilkan oleh industri ini khusus dan sangat mahal untuk dikembangkan . lima perusahaan mendominasi industri ini . yang terbesar ,SAP ,sam dengan gabungan empat penjual lain .
Beberapa proyek SIM perusahaan gagal .hasil ini bias sangat membebani perusahaan karenaitu begitu besarnya jumlah uang dan usaha manusia yang diperlukan untuk menerapkan  SIM perusahaan . Namun , manfaat potensialnya begitu besarnya sehingga bahkan organisasi yangtelah gagal sering memulai prosesnya lagi .  







Rabu, 28 Maret 2012

sistem pendukung keputusan




Sistem Pendukung Keputusan
Definisi (Inggrisdecision support systems disingkat DSS) adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer (termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan)) yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi-terstruktur yang spesifik.
Menurut Moore and Chang, SPK dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis ad hoc data, dan pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat yang tidak biasa.
Tahapan SPK:
  • Definisi masalah
  • Pengumpulan data atau elemen informasi yang relevan
  • pengolahan data menjadi informasi baik dalam bentuk laporan grafik maupun tulisan
  • menentukan alternatif-alternatif solusi (bisa dalam persentase)
Tujuan dari SPK:
  • Membantu menyelesaikan masalah semi-terstruktur
  • Mendukung manajer dalam mengambil keputusan
  • Meningkatkan efektifitas bukan efisiensi pengambilan keputusan
Dalam pemrosesannya, SPK dapat menggunakan bantuan dari sistem lain seperti Artificial Intelligence, Expert Systems, Fuzzy Logic, dll.

Konsep Sistem Pendukung Keputusan (SPK) / Decision Support Sistem (DSS) pertama kali diungkapkan pada awal tahun 1970-an oleh Michael S. Scott Morton dengan istilah Management Decision Sistem. Sistem tersebut adalah suatu sistem yang berbasis komputer yang ditujukan untuk membantu pengambil keputusan dengan memanfaatkan data dan model tertentu untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak terstruktur.
Istilah SPK mengacu pada suatu sistem yang memanfaatkan dukungan komputer dalam proses pengambilan keputusan. Untuk memberikan pengertian yang lebih mendalam, akan diuraikan beberapa difinisi mengenai SPK yang dikembangkan oleh beberapa ahli, diantaranya oleh Man dan Watson yang memberikan definisi sebagai berikut, SPK merupakan suatu sistem yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan melalui penggunaan data dan model-model keputusan untuk memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur maupun yang tidak terstruktur.
Karakteristik dan Nilai Guna
Karakteristik sistem pendukung keputusan adalah :
  1. Sistem Pendukung Keputusan dirancang untuk membantu pengambil keputusan dalam memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur ataupun tidak terstruktur dengan menambahkan kebijaksanaan manusia dan informasi komputerisasi.
  2. Dalam proses pengolahannya, sistem pendukung keputusan mengkombinasikan penggunaan model-model analisis dengan teknik pemasukan data konvensional serta fungsi-fungsi pencari / interogasi informasi.
  3. Sistem Pendukung Keputusan, dirancang sedemikian rupa sehingga dapat digunakan/dioperasikan dengan mudah.
  4. Sistem Pendukung Keputusan dirancang dengan menekankan pada aspek fleksibilitas serta kemampuan adaptasi yang tinggi.
Dengan berbagai karakter khusus diatas, SPK dapat memberikan berbagai manfaat dan keuntungan. Manfaat yang dapat diambil dari SPK adalah :
  1. SPK memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data / informasi bagi pemakainya.
  2. SPK membantu pengambil keputusan untuk memecahkan masalah terutama berbagai masalah yang sangat kompleks dan tidak terstruktur.
  3. SPK dapat menghasilkan solusi dengan lebih cepat serta hasilnya dapat diandalkan.
  4. Walaupun suatu SPK, mungkin saja tidak mampu memecahkan masalah yang dihadapi oleh pengambil keputusan, namun ia dapat menjadi stimulan bagi pengambil keputusan dalam memahami persoalannya, karena mampu menyajikan berbagai alternatif pemecahan.
Di samping berbagai keuntungan dan manfaat seperti dikemukakan diatas, SPK juga memiliki beberapa keterbatasan, diantaranya adalah  :
  1. Ada beberapa kemampuan manajemen dan bakat manusia yang tidak dapat dimodelkan, sehingga model yang ada dalam sistem tidak semuanya mencerminkan persoalan sebenarnya.
  2. Kemampuan suatu SPK terbatas pada perbendaharaan pengetahuan yang dimilikinya (pengetahuan dasar serta model dasar).
  3. Proses-proses yang dapat dilakukan SPK biasanya juga tergantung pada perangkat lunak yang digunakan.
  4. SPK tidak memiliki kemampuan intuisi seperti yang dimiliki manusia. Sistem ini dirancang hanyalah untuk membantu pengambil keputusan dalam melaksanakan tugasnya.
Jadi secara dapat dikatakan bahwa SPK dapat memberikan manfaat bagi pengambil keputusan dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja terutama dalam proses pengambilan keputusan.
Komponen Sistem Pendukung Keputusan
Sistem pendukung keputusan terdiri atas tiga komponen utama yaitu :
  1. Subsistem pengelolaan data (database).
  2. Subsistem pengelolaan model (modelbase).
  3. Subsistem pengelolaan dialog (userinterface).
Hubungan antara ketiga komponen ini dapat dilihat pada gambar dibawah.
http://haniif.files.wordpress.com/2007/08/080107-0315-23tinjauanp1.png?w=460
Gambar : Hubungan antara tiga komponen sistem pendukung keputusan
Sub sistem pengelolaan data (database)
Sub sistem pengelolaan data (database) merupakan komponen SPK yang berguna sebagai penyedia data bagi sistem. Data tersebut disimpan dan diorganisasikan dalam sebuah basis data yang diorganisasikan oleh suatu sistem yang disebut dengan sistem manajemen basis data (Database Management System).
Sub sistem pengelolaan model (model base)
Keunikan dari SPK adalah kemampuannya dalam mengintegrasikan data dengan model-model keputusan. Model adalah suatu tiruan dari alam nyata. Kendala yang sering dihadapi dalam merancang suatu model adalah bahwa model yang dirancang tidak mampu mencerminkan seluruh variabel alam nyata, sehingga keputusan yang diambil tidak sesuai dengan kebutuhan oleh karena itu, dalam menyimpan berbagai model harus diperhatikan dan harus dijaga fleksibilitasnya. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah pada setiap model yang disimpan hendaknya ditambahkan rincian keterangan dan penjelasan yang komprehensif mengenai model yang dibuat.
Subsistem pengelolaan dialog (user interface)
Keunikan lainnya dari SPK adalah adanya fasilitas yang mampu mengintegrasikan sistem yang terpasang dengan pengguna secara interaktif, yang dikenal dengan subsistem dialog. Melalui subsistem dialog, sistem diimplementasikan sehingga pengguna dapat berkomunikasi dengan sistem yang dibuat.
Fasilitas yang dimiliki oleh subsistem dialog dibagi menjadi tiga komponen :
  1. Bahasa aksi (action language), yaitu suatu perangkat lunak yang dapat digunakan oleh user untuk berkomunikasi dengan sistem, yang dilakukan melalui berbagai pilihan media seperti keyboard, joystick dan keyfunction yang lainnya.
  2. Bahasa tampilan (display and presentation language), yaitu suatu perangkat yang berfungsi sebagai sarana untuk menampilkan sesuatu. Peralatan yang digunakan untuk merealisasikan tampilan ini diantaranya adalah printer, grafik monitor, plotter, dan lain-lain.
  3. Basis pengetahuan (knowladge base), yaitu bagian yang mutlak diketahui oleh pengguna sehingga sistem yang dirancang dapat berfungsi secara interaktif.


sistem pakar


SistemPakar
Definisi
Sistem pakar adalah suatu program komputer yang dirancang untuk mengambil keputusan, seperti keputusan yang diambil oleh seorang atau beberapa orang pakar.MenurutMarimin (1992), sistem pakar adalah sistem perangkat lunak komputer yang menggunakan ilmu, fakta, dan teknik berpikir dalam pengambilan keputusan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang biasanya hanya dapat diselesaikan oleh tenaga ahli dalam bidang yang bersangkutan.
Dalam penyusunannya, sistem pakar mengkombinasikan kaidah-kaidah penarikan kesimpulan (inference rules) dengan basis pengetahuan tertentu yang diberikan oleh satu atau lebih pakar dalambidang tertentu.Kombinasi dari kedua hal tersebut disimpan dalam komputer, yang selanjutnya digunakan dalam proses pengambilan keputusan untuk penyelesaian masalah tertentu.

ModulPenyusunSistemPakar
Suatu system pakar disusun oleh tiga modul utama (Staugaard, 1987), yaitu :
1 . Modul Penerimaan Pengetahuan (Knowledge Acquisition Mode)
Sistem berada pada modul ini, pada saat ia menerima pengetahuan dari pakar. Proses mengumpulkan pengetahuan-pengetahuan yang akan di gunakan untuk pengembangan sistem, dilakukan dengan bantuan knowledge engineer. Peran knowledge engineer adalah sebagai penghubung antara suatu system pakar dengan pakarnya

2 . ModulKonsultasi(ConsultationMode)
Pada saat system berada pada posisi memberikan jawab anatara permasalahan yang diajukan oleh user, system pakar berada dalam modul konsultasi. Pada modul ini, user berinteraksi dengan system dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh sistem.

3 . ModulPenjelasan(Explanation Mode)
Modul ini menjelaskan proses pengambilan keputusan oleh sistem (bagaimana suatu keputusan dapat diperoleh).

StrukturSistemPakar
Komponen utama pada struktur system pakar (Hu et al, 1987) meliputi:
Basis Pengetahuan (Knowledge Base)
Basis pengetahuan merupakan inti dari suatu system pakar, yaitu berupa representasi pengetahuan dari pakar. Basis pengetahuan tersusun atas fakta dan kaidah. Fakta adalah informasi tentang objek, peristiwa, atau situasi. Kaidah adalah cara untuk membangkitkan suatu fakta baru dari fakta yang sudah diketahui. Menurut Gondran (1986) dalam Utami (2002), basis pengetahuan merupakan representasi dari seorang pakar, yang kemudian dapat dimasukkan kedalam bahasa pemrograman khusus untuk kecerdasan buatan (misalnya PROLOG atau LISP) atau shell system pakar (misalnya EXSYS, PC-PLUS, CRYSTAL, dsb.)

Mesin Inferensi (Inference Engine)
Mesin inferensi berperan sebagai otak dari system pakar. Mesin inferensi berfungsi untuk memandu proses penalaran terhadap suatu kondisi, berdasarkan pada basis pengetahuan yang tersedia. Di dalam mesin inferensi terjadi proses untuk memanipulasi dan mengarahkan kaidah, model, dan fakta yang di simpan dalam basis pengetahuan dalam rangka mencapai solusi atau kesimpulan. Dalamprosesnya, mesin inferensi menggunakan strategi penalaran dan strategi pengendalian.
Strategi penalaran terdiri dari strategi penalaran pasti (Exact Reasoning) dan strategi penalaran tak pasti (Inexact Reasoning). Exact reasoning akan dilakukan jika semua data yang dibutuhkan untuk menarik suatu kesimpulan tersedia, sedangkan inexact reasoning dilakukan pada keadaan sebaliknya.
Strategi pengendalian berfungsi sebagai panduan arah dalam melakukan proses penalaran. Terdapat tiga tehnik pengendalian yang sering digunakan, yaitu forward chaining, backward chaining, dan gabungan dari kedua tehnik pengendalian tersebut.


Basis Data (Database)
Basis data terdiri atas semua fakta yang diperlukan, dimana fakta-fakta tersebut digunakan untuk memenuhi kondisi dari kaidah-kaidah dalam sistem. Basis data menyimpan semua fakta, baik fakta awal pada saat system mulai beroperasi, maupun fakta-fakta yang diperoleh pada saat proses penarikan kesimpulan sedang dilaksanakan. Basis data digunakan untuk menyimpan data hasil observasi dan data lain yang dibutuhkan selama pemrosesan.

AntarmukaPemakai (User Interface)
Fasilitas ini digunakan sebagai perantara komunikasi antara pemakai dengan sistem. Hubungan antar komponen penyusun struktur system

Teknik Representasi Pengetahuan
Representasi pengetahuan adalah suatu teknik untuk merepresentasikan basis pengetahuan yang diperoleh kedalam suatu skema/diagram tertentu sehingga dapat diketahuirelasi / keterhubungan antara suatu data dengan data yang lain. Teknik ini membantu knowledge engineer dalam memahami struktur pengetahuan yang akan dibuat system pakarnya.
Terdapat beberapa teknik representasi pengetahuan yang biasa digunakan dalam pengembangan suatu system pakar, yaitu :
Rule-Based Knowledge
Pengetahuan direpresentasikan dalam suatu bentuk fakta (facts) dan aturan (rules).Bentuk representasi ini terdiri atas premise dan kesimpulan

2. Frame-Based Knowledge
Pengetahuan direpresentasikan dalam suatu bentuk hirarki ataujaringan frame

Object-Based Knowledge
Pengetahuan direpresentasikan sebagai jaringan dari obyek-obyek. Obyek adalah elemen data yang terdiri dari data dan metoda (proses)

Case-Base Reasoning
Pengetahuan direpresentasikan dalam bentuk kesimpulan kasus (cases)

(Untuk mengetahui lebih jelasnya, Anda dapa tmembaca buku :
Management Information System (J.A. O'Brien)
McGraw Hill. Arizona.USA.
Decision Support and Expert Systems; Management Support Systems (E. Turban)
Prentice Hall. New Jersey.USA.
Buku-buku lain yang membahas tentang SistemPakar)

Sistem pakar adalah sistem yang mempekerjakan pengetahuan manusia yang ditangkap dalam computer untuk memecahkan masalah yang biasanya membutuhkan keahlian manusia.  Adapun komponen-kompenen yang mungkin ada dalam sebuah system pakar adalah:
2. Basis pengetahuan
Basis pengetahuan berisi pengetahuan penting untuk pengertian, formulasi dan pemecahan masalah.  Basis pengetahuan memasukkan dua elemen (1) fakta (facts) seperti situasi masalah dan teori dari area masalah dan (2) heuristic khusus atau rule-rule yang menghubungkan penggunaan pengetahuan untuk pemecahan masalah spesifik dalamsebuah domain khusus.Informasi dalam basis pengetahuan tergabung dalam basis pengetahuan tergabung dalam sebuah program computer oleh proses yang disebut dengan representasi pengetahuan.
5. User interface (Sistem pakar berisi bahasa prosesor untuk komunikasi yang bersahabat, berorientasi pada masalah antara pengguna dan komputer.  Komunikasi ini dapat secara baik dibawa oleh natural language, dan dalam beberapa kasus user interface ditambahkan dengan menu-menu dan grafik.)
Sedangkankonsepdasardalamsistempakarmenurut Turban, 1993 adalah:
5. Rule
6. Kemampuan memberikan penjelasanHYPERLINK "http://kmp.htm/" \t "right"

Akuisisi Pengetahuan 
Akuisisi pengetahuan adalah akumulasi, transfer dan transformasi dari keahlian pemecahan masalah dari beberapa sumber pengetahuan ke program computer untuk konstruksi atau perluasan basis pengetahuan.  Sumber-sumber pengetahuan potensial termasuk pakar manusia, textbook, database, laporan penelitian khusus, dan gambar-gambar.
Pengakuisisian pengetahuan dari pakar adalah tugas kompleks yang sering membuat kemacetan dalam konstruksi system pakar sehingga dibutuhkan seorang knowledge engineer untuk berinteraksi dengan satu atau lebih pakar dalam membangun basis pengetahuan.


sistem informasi manajemen


SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Definisi SIM, Sistem Informasi Manajemen – Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.
Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu.
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.
Konsep Dasar Informasi
Terdapat beberapa definisi, antara lain :
1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.
3. Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making)
Fungsi / Manfaat Sistem Informasi Manajemen
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.
Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
g bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusansistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.




Tujuan Umum
  • Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
  • Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
  • Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
[sunting]Proses Manajemen
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
  • Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
  • Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
  • Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Menurut Francisco Proses Manajemen adalah suatu proses Penukaran terhadap nilai dan jasa
SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:
  • Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
  • Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
  • Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
  • Sistem informasi personalia (personal information systems).
  • Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
  • Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
  • Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
  • Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
  • Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
  • Sistem informasi analisis software
  • Sistem informasi teknik (engineering information systems).
  • Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information systems).

segera � n h �@ @< bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh
proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus
menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi.

Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal
terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang
berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran
merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan
proses pelaksanaan pekerjaan.
Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan
dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk
memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun
sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara
tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk
memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk
memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan
istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata,
pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric
Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam
dalam pita magnetik secara otomatis. Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang
yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis
kantor, yaitu :

1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya
(mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secra
bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk
melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan
mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas
untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan
mengirimkan surat.

Otomatisasi perkantoran mencakup semua system elektronik formal dan
informal yang terutama berkaiatan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam
maupun diluar perusahaan.Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan
perkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semua perusahaan
menerapakan system formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk
pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik
maupun laporan khusus.Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak
direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat
diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan
konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.
System informal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiri
dalam penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasi perkantoran
dimaksudkan untuk memudahkan jenis komunikasi. Otomatisasi perkantoran tidak hanya
melayani orang-orang didalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain di
lingkungan perusahaan.
Dalam gambar model Otomatisasi perkantoran di atas tidak terjadi aliran
data tetapi hanya ada aliran komunikasi dan informasi. Pengertian data sendiri adalah
penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui
proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan
disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar menukar
informasi antara dua obyek atau lebih.

Konsep-konsep otomatisasi
􀂙 Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu
mengarah ke otomatisasi.
􀂙 Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa
rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
􀂙 Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
􀂙 Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan
keputusan yang lebih baik.
􀂙 Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan
sebagai pengganti.

Manfaat Otomatisasi Kantor
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam
menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan
teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian
akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan
dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi
sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
Ada 11 aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu :
1. WORD PROCESSING
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis
melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan
memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih
efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
Contoh software : (diambil 1 saja dan free download)
OpenOffice.org Writer adalah salah satu komponen dalam OpenOffice.org yang berfungsi
untuk mengedit dokumen adapun dokumen format yang bisa digunakan adalah .doc .odt
.rtf dan bisa export ke .pdf dengan sekali klik. Memiliki fitur pengolah kata modern seperti
AutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat, Styles and Formatting, Text Frames dan Linking,
Tables of Contents, Indexing, Bibliographical References, Illustrations, Tables. Program ini
sangat mudah digunakan untuk membuat memo cepat, sangat stabil dan mampu untuk
membuat dokumen dengan banyak halaman serta banyak gambar dan judul heading.
Selain itu, kelebihannya adalah pengaturan formating untuk bullet and number yang
sangat mudah (diatur terintegrasi melalui satu toolbar).
2. ELECTRONIK MAIL
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang
memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan
menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
Metode pengiriman
Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat
elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk
lebih jelasnya lihat diagram dibawah.
Cara membaca surat elektronik
5
Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila
seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu
surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat
elektronik ISP.
Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:
• Dengan cara menggunakan 'browser', seperti Internet Explorer atau Mozilla
Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web
sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk
menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan surat
elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email
gratis.
• Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti:
Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan
menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang
bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa
perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik
dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang
lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan
pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat
dihemat.
Etika penggunaan surat elektronik
Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat
elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:
• Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu
besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat,
dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik
penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga
bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah,
jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
• Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi
orang yang dituju.
• Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
• Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya,
jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:
o dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja,
selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima, o dalam
mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke
tulisan aslinya.
• Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda
BERTERIAK.
• Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan
terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
3. VOICE MAIL
Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah
dikirimkan kepada anda.
6
Contoh software:
Voice Connector adalah aplikasi untuk menunjang komunikasi dalam bentuk suara dan
teks dalam jaringan lokal. Pengguna dapat memilih penerima pesan dan berbicara
dengannya dalam waktu yang sama tanpa harus menginterupsi atau menutup aplikasi
yang sedang dijalankan. Hal itu dimungkinkan karena software buatan Aledentsoft ini
menggunakan teknologi Quickswitch dan Overlay Message. Keuntungan tersebut
tentunya sangat mendukung bagi bisnis internet café dan game center.
Fitur lain yang dimiliki oleh Voice Connector adalah voice mail dimana pengguna dapat
menyimpan pembicaraan dan memutarnya lagi. Hal itu dapat membantu dalam hal bisnis
dan pendidikan. Selain itu, Voice Connector juga dapat mengirimkan pesan teks.
Keduanya baik itu koneksi suara dan teks dapat digunakan secara P2P (phone to phone
atau peer to peer) mode dan juga broadcast mode (pengguna dapat berbicara dengan
banyak pengguna lainnya bersamaan).
4. ELECTRONIC CALENDARING
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat
khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya
komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
5. AUDIO CONFERENCING
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat
hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan
melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak
memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua
arah.
Contoh software :
FireWire adalah adalah merek dagang Apple sekaligus nama yang paling populer
untuk standar kabel data antar-muka berseri IEEE 1394. Sony memperkenalkan
IEEE 1394 dengan nama i.Link. Meski namanya berbeda-beda, ketiganya (FireWire,
IEEE 1394 dan i.Link) sama-sama menunjuk pada jenis kabel data yang mampu
mengirim data dengan kecepatan sangat cepat, sampai pada rata-rata 400 megabit
per detik (Mbps). FireWire diklaim sebagai saluran penghantar data yang paling
cepat dan stabil diantara saluran lain seperti USB.
6. VIDEO CONFERENCING
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan
untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu
lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi
konferensi dilakukan.
Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada
peralatan yang digunakan ), yaitu :
1. Video satu arah dan audio satu arah
2. Video satu arah dan audio dua arah
3. Video dan audio dua arah
Pengaplikasiannya :
Webcam (singkatan dari web camera) adalah sebutan bagi kamera real-time (bermakna
keadaan pada saat ini juga) yang gambarnya bisa diakses atau dilihat melalui World Wide
Web, program instant messaging, atau aplikasi video call. Istilah webcam merujuk pada
teknologi secara umumnya, sehingga kata web terkadang diganti dengan kata lain yang
mendeskripsikan pemandangan yang ditampilkan di kamera, misalnya StreetCam yang
memperlihatkan pemandangan jalan. Ada juga Metrocam yang memperlihatkan
pemandangan panorama kota dan pedesaan, TraffiCam yang digunakan untuk memonitor
7
keadaan jalan raya, cuaca dengan Weather Cam, bahkan keadaan gunung berapi dengan
VolcanoCam. Webcam atau web camera adalah sebuah kamera video digital kecil yang
dihubungkan ke komputer melalui (biasanya) port USB ataupun port COM.
7. COMPUTER CONFERENCING
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi
kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya
konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini
menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’ digunakan
untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing
digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar
informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang
berada dikotayang berlainan.
Contoh aplikasi sama seperti AUDIO CONFERENCING.
8. FACSIMILE TRANSMISSION
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus
yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat
salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan
dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan
pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
Proses kerja
Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim harus
memiliki mesin faks. Pengirim akan memasukkan dokumen yang hendak dikirim ke bagian
feeder mesin faks dan selanjutnya menekan nomor telepon mesin faks yang dituju. Ketika
koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan, maka mesin faks akan melakukan
scanning dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks
tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan
daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau terang dengan menandainya “0” untuk
gelap dan “1” untuk terang. Sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran
telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima tersebut kemudian menangkap
dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama dengan
aslinya dan kemudian mencetaknya.
9. VIDEOTEXT
Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual
pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan
dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
SEJARAH VIDEO TEXT
Videoteks dikembangkan oleh Sam Fedida beserta rekan-rekannya di British
Telecommunications Research Laboratories pada tahun 1971. Motivasi pengembangan
teknologi yang mulai diujicobakan pada 1976 ini adalah untuk memberi kemudahan bagi
masyarakat. Yakni melalui peningkatan penggunaan telepon, kebutuhan pelayanan
informasi yang interaktif, dan sebagainya. Selanjutnya, videoteks berkembang semakin
pesat dengan rentang pengguna yang luas, dari rumah tangga hingga perusahaan atau
kantor-kantor besar. Perkembangan videoteks pada tahun 80-an dimulai dengan lahirnya
empat sistem videoteks yang masing-masing saling tidak kompatibel. Tentunya, keempat
videoteks yang dikembangkan di negara-negara yang berbeda ini masing-masing
bertujuan memenangkan pasar dengan dukungan dana yang sangat besar dari
pemerintah. Keempat videoteks tersebut adalah;
a. PRESTEL, diperkenalkan oleh kantor pos Inggris sebagai pelayanan videoteks
komersial pertama di dunia pada tahun 1979. Hingga 1981, diperkirakan 10.000
terminal videoteks PRESTEL telah digunakan dengan lebih dari 500 provider
8
informasi. Kemudian, di tahun 1982, PRESTEL meluncurkan layanan baru
GATEWAY yang memperluas layanan ke database yang telah ada. Data terakhir
pada pertengahan 1980-an, PRESTEL telah memiliki 250.000 orang pengguna
dengan 50.000 terminal.
b. ANTIOPE, diciptakan oleh badan penyiaran dan pos Perancis. Pada tahun
1986, lebih dari 2000 provider informasi dan jasa yang telah tergabung dalam
terminal videoteks, meliputi 150 pelayanan media, 150 pelayanan finansial dan bank,
150 pedagang retail, dan sisanya tersebar dalam bidang pariwisata, pendidikan,
pelayanan pemerintah, pertanian, kesehatan, transportasi, asuransi, dan industri.
c. TELIDON, didanai oleh departemen komunikasi Kanada dan menghadirkan
sistem yang berbeda secara radikal.
d. CAPTAIN, diluncurkan oleh Jepang pada tahun 1980.
10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka
harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali
jika diperlukan.
Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka
digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi
kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image
storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk
melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
Contohnya : situs penyedia seperti photobucket
11. DESKTOP PUBLISHING
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir
sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas
mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop
publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi
aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik
akan memberikan komunikasi yang efektif.
Contoh :
Microsoft Publisher adalah sebuah program aplikasi untuk sistem operasi Windows
yang digunakan untuk Desktop publishing. Program ini merupakan buatan Microsoft
Corporation, dan mulai pada versi Microsoft Office System 2003, telah
diintegerasikan ke dalam paket tersebut. Kini, namanya menjadi Microsoft Office
Publisher. Versi terbarunya adalah Microsoft Office Publisher 2007 yang terintegrasi
dengan Microsoft Office Publisher 2007.
Tujuan OA Masa Kini
1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.Komputer tidak
menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang
diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan masalah Kelompok.Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari
manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah
kelompok.
3. Pelengkap – Bukan Pengganti.Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan
tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal
tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo,
dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
9
KANTOR VIRTUAL
Kantor virtual (Virtual Office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi
geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui
sejenis komunikasi elektronik. Sebuah kantor virtual adalah kombinasi dari off-situs alamat
tinggal komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya
kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis. Istilah ini sering
disamakan dengan “kantor pusat bisnis” atau “eksekutif suite” yang menuntut
confensional sedangkan sewa kantor virtual yang sejati tidak mengharuskan
pengeluaran.Secara umum perkantoran maya dapat didefinisikan sebagai otomatisasi
proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi
otomatis (electronic-driven) sehingga document yang dipergunakan dalam proses bisnis
tidak lagi dalam bentuk hard copy, melainkan dalam bentuk elektronik.
PERKEMBANGAN ATAU AWAL MUNCULNYA GAGASAN KANTORVIRTUAL
Kantor virtual dimulai tahun 1964 ketika IBM memasarkan mesin yang di sebut
MT/ST (magnetic tape/selectitcTypewriter). Awal perkembangan virtual office dibangun
dalam modul-modul yang diakses secara terpisah. Seseorang yang akan melakukan
pertemuan dengan rekan bisnisnya harus mengisi aplikasi to-do yang dibuat secara online
ataupun tidak. Lain halnya ketika akan mengirim email, orang tersebut harus juga login
dan mengakses aplikasi yang berbeda dalam bentuk webmail ataupun email client yang
terpasang dikomputer pribadi. Hal inilah yang mengilhami para pengembang aplikasi
perangkat lunak untuk mengembangkan suatu aplikasi yang memungkinkan seorang
pengguna melakukan apapun layaknya berada dalam sebuah kantor virtual atau biasa kita
sebut sebagai virtual office. Dalam perjalananya penggunaan virtual office sangat banyak
kendalanya, mulai dari sulitnya menggabungkan banyaknya account yang terpisah-pisah
dalam berbagai modul hingga kebutuhan infrastruktur seperti kebutuhan akan server yang
bekapasitas besar dan kebutuhan akan besarnya bandwidth untuk mengakses aplikasi
virtual office.
Kantor virtual ide datang dari inovasi teknologi konfergensi dan Era Informasi.
Konsep telah berakar pada Revolusi Industri, dimana paralel dengan gaya kerja saat ini,
secara khusus bekerja dari rumah, telah ditarik. Istilah ini pertama kali digunakan pada
1983 maskapai penerbangan diartikel majalah tentang komputasi portable. Konsep kantor
virtual adalah suatu evolusi dari suite eksekutif industri. Namun, kaku suite eksekutif sewa
tidak bekerja untuk banyak modal bisnis dan membantu memacu konsep kantor virtual.
Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph
Gregory mendirikan “Kantor Virtual, Inch” di Boulder, Colorado. Awalnya, virtual office
dimaksudkan untuk membantu pekerja secretariat dan administrative (clerical), tetapi
kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informasi dengan orang” di
dalam dan di luar perusahaan menarik para manager dan professional sebagai pemakai.
Semua pemakai kantor virtual ini menggunakan untuk meningkatkan produktifitas mereka.
Sebuah kantor virtual berpadu rumah dan bekerja untuk mendapatkan efisiensi
dalam ke dua. Biaya kantor rendah, sementara profesionalisme pengguna
mempertahankan citra tradisional, biaya tinggi kantor. Sebuah kantor virtual pengguna
dapat mengurangi dampak lingkungan, serta pribadi harian negative dari bolak-balik.
Kantor virtual klien memiliki fleksibilitas untuk menyesuaikan pengeluaran dengan fluktuasi
pendapatan langsung, karena biasanya biaya. Sebuah kantor virtual dapat
memungkinkan untuk ekspansi biaya rendah tanpa komitmen jangka panjang. Users
mengambil keuntungan dari receptionist kantor virtual menghilangkan beban tradisional
perawatan kesehatan, catatan, penggajian, asuransi, dan sewa.
10
Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka
cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu
di kerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan trsebut dapat dilakukan dimanapun pegawai
berada. Nama yg diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor Virtual . istilah yang
berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama
tempat kerja itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi
elektronik
Sejarah
Kantor virtual ide datang dari inovasi teknologi konvergensi dan Era Informasi. Konsep
telah berakar pada Revolusi Industri, di mana paralel dengan gaya kerja saat ini, secara
khusus bekerja dari rumah, telah ditarik. Istilah ini pertama kali digunakan pada 1983
maskapai penerbangan di artikel majalah tentang komputasi portabel.Konsep kantor
virtual adalah suatu evolusi dari suite eksekutif industri. Namun, kaku suite eksekutif sewa
tidak bekerja untuk banyak model bisnis dan membantu memacu konsep kantor
virtual.Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph
Gregory mendirikan "Kantor Virtual, Inc kini dikenal sebagai Kantor Cerdas" di Boulder,
Colorado.
Layanan
Istilah "kantor virtual" mengimplikasikan pemanfaatan ruang, tetapi aplikasi lengkap
termasuk hidup profesional komunikasi.
1. Communications Services Layanan Komunikasi
􀂙 Remote Receptionist Sebuah tim pekerja di lingkungan kantor bekerja jarak
jauh, dengan
menggunakan teknologi tinggi Telepon Integrasi Komputer perangkat lunak,
untuk menggantikan resepsionis tradisional.
􀂙 Virtual Assistant "elang sendirian" bekerja dari rumah, yang jarang bertemu klien
mereka.Asisten virtual biasanya tidak memiliki akses ke CTI Software. Harga
menjalankan $ 15 per jam dan atas
􀂙 Answering services / Menjawab layanan / call center beroperasi dari sebuah
lokasi terpusat untuk tujuan menerima dan mengirimkan sejumlah besar
permintaan melalui telepon. Users mengeluh masalah keamanan ,impersonal
staf dengan omset tinggi, hambatan bahasa, kesalahan terjemahan dan kurang
gambar profesional .
􀂙 Voicemail/ Pesan suara adalah teknologi berbiaya rendah yang menyimpan
pesan suara elektronik. Dalam aplikasi layanan pelanggan, voicemail memiliki
keterbatasan .Digunakan untuk layanan pelanggan, suara telah menjadi identik
dengan frustrasi . Pengaduan sangat banyak dan telah mengilhami parodi pada
pengalaman pesan suara.
2. Space Services Space Layanan
􀂙 Professional Address/Profesional Alamat - Sebuah bangunan bergengsi untuk
digunakan sebagai alamat bisnis . Alamat profesional mengurangi privasi dan
keamanan pribadi menjalankan bisnis rumahan.Seorang pengguna dapat
memperluas ke pasar-pasar baru dengan memanfaatkan penyedia dengan
beberapa lokasi untuk mendirikan kehadiran profesional dalam pertumbuhan
yang diinginkan pasar.
􀂙 Mailing address alamat profesional dapat digunakan untuk menerima,
mengirim & forwarding mail tanpa konotasi dari sebuah PO Box. Di bawah
hukum AS, PO Box adalah untuk secara jelas dinyatakan sehingga tidak
11
kondusif bagi sebagian besar entitas perusahaan dalam hal ini. Beberapa
penyedia menawarkan VO 24 / 7 akses ke ditetapkan secara individual dan
mengunci kotak surat. Hal ini memungkinkan staf sebuah VO user untuk
memiliki lokasi yang terpusat sebagai kendaraan nyaman aman untuk
mentransfer dokumen kertas 24 / 7. Sebuah mail-satunya penyedia mungkin
akan dikenakan USPS CMRA peraturan.
􀂙 Penerimaan kesopanan - Resepsionis di alamat bisnis dapat menerima dan
tanda untuk masuk menginap, pengiriman, paket dan dokumen menyediakan
layanan drop-off/pick-up. Pada situs-saksi dan notaris mungkin tersedia,
tergantung pada penyedia.
􀂙 Business Meeting Space The on-demand menggunakan (per jam, harian atau
mingguan) dari ruang konferensi dan kantor-kantor untuk rapat.
􀂙 Casual WorkspaceCa Sebagai alternatif untuk gangguan dari rekan kerja atau
interupsi dari kantor, ruang kantor tersedia pada sesekali atau "drop-in" dasar,
baik per jam, harian atau bulanan.
􀂙 Executive Suite - Sebagian kecil pengguna VO menyewa ruang-waktu penuh
waktu.
􀂙 On-Site Amenities Sebuah layanan lengkap kantor virtual akan menyediakan
internet broadband, fax - fotokopi - printer, fitur telepon tingkat lanjut,
conference calling, video conferencing, dapur dan laik bisnis lobi / ruang
tunggu.
Pengguna
Sebuah kantor virtual berpadu rumah dan bekerja untuk mendapatkan efisiensi
dalam kedua. Biaya kantor rendah, sementara profesionalisme pengguna
mempertahankan citra tradisional, biaya tinggi kantor.Sebuah kantor virtual pengguna
dapat mengurangi dampak lingkungan, serta pribadi harian negatif dari bolak-balik. Kantor
virtual klien memiliki fleksibilitas untuk menyesuaikan pengeluaran dengan fluktuasi
pendapatan langsung, karena biasanya biaya variabel. Sebuah kantor virtual dapat
memungkinkan untuk ekspansi biaya rendah tanpa komitmen jangka panjang. Users
mengambil keuntungan dari resepsionis kantor virtual menghilangkan beban tradisional
perawatan kesehatan, catatan, penggajian, asuransi & sewa. Juga, waktu tradisional-off
(sakit hari, liburan, daun pribadi,dll) tidak berlaku untuk staf virtual.
Common Virtual Office Users : Common Virtual Office Users:
1. Home-based entrepreneurs Pengusaha rumahan
2. Accountants Akuntan
3. Attorneys Pengacara
4. Law Firms Hukum Perusahaan
5. Mobile salespeople Mobile penjual
6. Trades (Home service industry: roofers, electrical, plumb, landscape, construction,
repair/remodel, etc) Perdagangan (Home industri jasa: tukang atap, listrik, plumb,
landscape, konstruksi, perbaikan / mengubah bentuk, dll)
7. Doctors / Dentists Dokter / Dokter Gigi
8. Therapists Terapis
9. Business consultants Bisnis konsultan
10. Mediators /conflict resolution Mediator / resolusi konflik
11. Frequent travelers/foreign companies Sering pelancong / perusahaan asing
12. Chambers of Commerce Chambers of Commerce
13. Senior management Manajemen senior
12
14. Real estate Real estate
15. Mortgage Companies Mortgage Perusahaan
16. Stock brokers /financial planners Stock broker / perencana keuangan
17. Collections agencies Koleksi lembaga
18. Networking groups Networking kelompok
19. Trainers / instructors Trainers / instruktur
20. Incubators
Bekerja secara virtual adalah masa depan bagi semua bisnis yang berusaha untuk
1. Membuat dunia menjadi tempat yang sangat terhubung, mencapai kota-kota kecil dan
kota-kota di seluruh dunia
2. Membuka cabang di kota atau luar negeri yang penting, terlepas dari ukuran saat ini.
3. Mengurangi jejak karbon dengan menurunkan konsumsi bahan bakar dan listrik
dengan menghilangkan variabel jarak dan memperluas batas-batas untuk bekerja secara
kreatif.
4. Uang tunai pada teknologi interaksi gelombang dan memastikan bahwa apa pun
selain bakat, keterampilan, kecerdasan dan bakat yang tidak relevan (seperti sebelumnya
pekerja membatasi lokasi fisik)
5. Expand mempekerjakan pilihan dan menyediakan lingkungan kerja yang lebih
nyaman, kurang stres dan gaya hidup yang lebih seimbang, sementara meningkatkan
produktivitas pribadi dengan waktu & uang yang disimpan dari nol Komuter
6. Real estat komersial memotong biaya dengan alternatif sewa atau sewa dan
mengurangi set-up besar, hierarki dan fungsi administratif tak terhitung.
7. Mendorong pengusaha yang ingin menguji lokasi bisnis dan memperluas kehadiran
mereka dengan menghapus perusahaan start-up kendala infrastruktur dan staf tetap.
8. Staf memiliki fleksibilitas bukannya mempekerjakan sekretaris
Lima Manfaat Kantor Virtual
Bisnis OnlineBekerja saat ini sudah banyak ragam dan jenisnya, bekerja bukan
hanya di kantor pemerintahan dan perusahaan swasta. Tapi yang mulai mendapat
reputasi di kalangan pencari kerja saat ini adalah bisnis online. Saat ini sudah mulai
banyak yang menggeluti pekerjaan ini, baik secara full time maupun secara freelance.
bisnis online mulai menjadi pilihan peluang usaha alternatif bagi siapa yang ingin berpikir
kreatif.
Ada beberapa kelebihan bekerja secara online dibandingkan dengan bekerja
secara langsung dikantor atau perusahaan. Berikut akan diuraikan mengenai beberapa
keuntungan yang bisa kita dapatkan dari bekerja secara online dimana kita mempunyai
kantor virtual sendiri.
1. Lebih Fleksibel
Dengan bekerja secara online kita akan lebih fleksibel dalam menetukan waktu kerja
kita. Kita bisa bekerja pagi maupun malam tergantung dari kesanggupan kita. Karena
dengan bekerja online kita tidak akan terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja
pada perusahaan yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari.
2. Hemat Biaya
Memiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain, disini kita
tidak diharuskan meiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukung
keberadaan sebuah kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah
13
koneksi internet maka kantor virtual sudah bisa kita miliki. Sehingga dari segi biaya
termasuk bisnis modal kecil dibandingkan dengan kantor permanen yang lain.
3. Banyak Pilihan Pekerjaan
Dunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan banyak sekali
pekerjaan. Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja tapi pekerjaan dari
luar negeri bisa kita dapatkan dengan mudah, membuat website atau membuat
program yang lain banyak kita temukan di situs penyedia pekerjaan freelance. Dan
enaknya pekerjaan tersebut bisa kita dapatkan hanya dengan duduk santai di kamar.
4. Penghasilan Tak Terbatas
Jika kita serius menjalankan pekerjaan kita secara online, penghasilan kita bisa tak
terbatas. Karena dengan bekerja online kita bisa mendapatkan pemasaran
sebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kita
kerjakan.
5. Banyak mempunyai Waktu Luang Denga Keluarga
Dengan bekerja secara online kita akan mempunyai waktu dengan keluarga lebih
banyak, karena kita bisa bekerja dari rumah dimana setiap saat kita bisa ketemu
dengan istri dan anak kita. Sehingga hubungan dengan keluargapun menjadi lebih
harmonis.
Kerugian dari kantor virtual:
1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja rendah
4. Ketegangan keluarga