PENGOLAHAN DATA AKUNTANSI
PENCATATAN TRANSAKSI
Salah
satu fungsi utama akuntansi adalah melakukan pencatatan keuangan atas transaksi
yang terjadi pada usaha kita. Pada obrolan sebelumnya telah dibahas
masalah persamaan dasar akuntansi dengan studi kasus CV. Bengkel
Mobil Sukses milik anda. Untuk mempermudah obrolan kita baiknya kita tetap
gunakan contoh studi pada CV tersebut. Baik langsung saja, berikut ini adalah
contoh pencatatan transaksi atas CV. Bengkel Mobil Sukses pada bulan
Januari 2011:
1
Januari – Anda telah menginvestasikan uang pribadi anda kepada CV. Bengkel
Mobil Sukses sebesar Rp 35.000.000,- adapun pencatatan transaksi sebagai
berikut:
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
Kas
|
35.000.000
|
-
|
Modal
Pemilik
|
-
|
35.000.000
|
1
Januari – Pembayaran sewa ruko untuk tempat usaha CV. Bengkel Mobil Sukses
bulan Januari sebesar Rp 4.500.000,- dengan pencatatan transaksi berikut ini:
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
Biaya
Sewa
|
4.500.000
|
-
|
Kas
|
-
|
4.500.000
|
2
Januari – Dibeli perlengkapan bengkel sebesar Rp 7.500.000,- secara kredit
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
Perlengkapan
|
7.500.000
|
-
|
Utang
Usaha
|
-
|
7.500.000
|
4
Januari – Dibeli peralatan bengkel dari Toko Wijaya Tools seharga Rp
10.000.000,- tunai dengan pencatatan transaksi sebagai berikut:
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
Peralatan
|
10.000.000
|
-
|
Kas
|
-
|
10.000.000
|
6
Januari – Dibeli perlengkapan bengkel seharga Rp 2.500.000,- secara tunai
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
Perlengkapan
|
2.500.000
|
-
|
Kas
|
-
|
2.500.000
|
9
Januari – Penerimaan atas jasa service kendaraan dari pelanggan secara tunai Rp
1.500.000,- adapun pencatatan transaksi sebagai berikut:
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
Kas
|
1.500.000
|
-
|
Pendapatan
Jasa
|
-
|
1.500.000
|
11
Januari – Pejualan jasa service kendaraan dari pelanggan Rp 2.500.000,- secara
kredit.
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
Piutang
Usaha
|
2.500.000
|
-
|
Pendapatan
Jasa
|
-
|
2.500.000
|
15
Januari – Menerima pinjaman Kredit Usaha Menengah dari Bank Mandiri sebesar Rp
25.000.000,- tunai. Adapun pencatatan transaksi sebagai berikut:
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
Kas
|
25.000.000
|
-
|
Utang
Bank
|
-
|
25.000.000
|
17
Januari – Pembayaran utang usaha atas pembelian perlengkapan bengkel tanggal 2
Januari sebesar Rp 7.500.000,-
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
Utang
Usaha
|
7.500.000
|
-
|
Kas
|
-
|
7.500.000
|
19
Januari – Penerimaan atas jasa service kendaraan dari pelanggan sebesar Rp
1.000.000,- secara tunai, adapun pencatatan transaksi sebagai berikut:
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
Kas
|
1.000.000
|
-
|
Pendapatan
Jasa
|
-
|
1.000.000
|
22
Januari – Dibeli perlengkapan bengkel sebesar Rp 5.500.000,- secara tunai
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
Perlengkapan
|
5.500.000
|
-
|
Kas
|
-
|
5.500.000
|
25
Januari – Pembayaran atas pemakaian listrik dan telepon (utility) sebesar
Rp 1.500.000,-
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
Biaya
Utility
|
1.500.000
|
-
|
Kas
|
-
|
1.500.000
|
26
Januari – Pengambilan pribadi (prive) oleh anda sebesar Rp 1.500.000,-
adapun pencatatan transaksi adalah sebagai berikut:
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
Prive
|
1.500.000
|
-
|
Kas
|
-
|
1.500.000
|
28
Januari – Dibayarkan Gaji kepada 2 orang pegawai bengkel sebesar Rp 3.000.000,-
adapun pencatatan transaksi adalah sebagai berikut:
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
Biaya
Gaji
|
3.000.000
|
-
|
Kas
|
-
|
3.000.000
|
30
Januari – Penerimaan pembayaran dari pelanggan atas jasa kredit pada tanggal 11
Januari sebesar Rp 2.500.000,- adapun pencatatan transaksi adalah sebagai
berikut:
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
Kas
|
2.500.000
|
-
|
Piutang
Usaha
|
-
|
2.500.000
|
Itulah
beberapa contoh pencatatan transaksi akuntansi, dan tentunya saya berharap
dengan contoh di atas anda mendapatkan gambaran mengenai akuntansi, dan tentu
didalam benak anda sudah tidak ada lagi anggapan bahwa akuntansi itu sulit tapi
sebaliknya akuntansi itu mudah, dan bahkan sangat mudah.
Persamaan
dasar akuntansi. Secara dasar saya anggap anda sudah memahami apa itu
akuntansi, dengan beberapa topik yang sudah kita obrolkan sebelumnya tentu anda
sudah mempunyai konsep memahami akuntansi dari sudut yang berbeda dan tentunya
dengan kesederhanaan.
Pernah
di singgung pada bahasan sebelumnya, bahwa antara kepemilkan pribadi dengan
kepemilikan usaha (perusahaan) adalah terpisah. Anda dan usaha “Jual gado-gado”
terpisah, masing-masing memiliki satu kesatuan yang utuh. Uang anda ya uang
anda, uang perusahaan ya uang perusahaan (meskipun pada dasarnya adalah uang
anda sendiri, tetapi anda sudah menginvestasikan kepada usaha anda, jadi 100%
milik usaha anda), dalam akuntansi hal itu dinamakan konsep entitas bisnis (business
entity), yaitu pemisahan antara kepentingan pribadi dengan kepentingan
perusahaan.
Okey
kita masuk pada contoh yang lebih real pada persamaan dasar akuntansi, misalnya
anda memiliki usaha dengan nama “Bengkel Mobil Sukses” anggap saja usaha anda
ini sudah disahkan oleh menteri Hukum dan HAM menjadi bentuk CV sehingga
menjadi “CV. Bengkel Mobil Sukses”. Ingat, sekarang terdapat dua entitas, anda
dan perusahaan anda.
Dari
pembentukan CV. Bengkel Mobil Sukses (perusahaan), anggap saja anda menginvestasikan
uang Rp 25.000.000,- guna menjalankan bisnis anda. Maka, uang tersebut menjadi
milik bisnis anda tetapi anda masih mempunyai kepentingan atau hak pada usaha
anda. Apabila kedua hal tersebut kita aplikasikan pada persamaan dasar
akuntansi, maka akan terlihat sebagai berikut :
SISI KIRI
SISI KANAN
Harta
/ Aktiva
|
=
|
Modal
Pemilik
|
Keterangan
|
25.000.000,-
|
25.000.000,-
|
Setoran
pemilik
|
Dari
persamaan di atas terlihat bahwa harta perusahaan anda bertambah Rp
25.000.0000,- dan modal pemilik bertambah sebesar Rp 25.000.0000,-. Anda harus
selalu ingat dengan konsep Debit dan Kredit, dengan persamaan ini akan selalu
seimbang antara sisi kiri dan kanan. Jika tidak begitu, saya jamin anda akan
mengalami kesulitan. So, follow me okey
.
Transaksi
Persamaan Dasar Akuntansi
Jika
kemudian perusahaan anda meminjam uang dari kreditor atau Bank sebesar Rp
20.000.000,- maka harta perusahaan anda bertambah Rp 20.000.000,- dan Utang
usaha dari pinjaman bank bertambah Rp 20.000.000,- sementara Modal pemilik
tidak ada penambahan, kecuali anda investasi lagi kepada perusahaan anda. Okeh,
kita masukkan lagi pada persamaan dasar akuntansi :
Aktiva
|
=
|
Utang
Usaha
|
+
|
Modal
Pemilik
|
Keterangan
|
25.000.000
|
25.000.000
|
Setoran
pemilik
|
|||
20.000.000
|
20.000.000
|
Pinjaman
Bank
|
|||
45.500.000
|
=
|
20.000.000
|
+
|
25.500.000
|
Total
|
Perusahaan
anda didirikan tentunya untuk memaksimalkan laba atau menghasilkan keuntungan.
Kegiatan perusahaan anda berupa pelayanan kepada pelanggan, yaitu jasa
perbaikan kendaraan. Misalkan perusahaan anda memberikan service kepada
pelanggan, dan sebagai imbalannya perusahaan menerima uang sebesar Rp 500.000,-
atas jasa service tersebut. Adapun pengaruh transaksi pada persamaan dasar
akuntansi adalah sebagai berikut :
Aktiva
|
=
|
Utang
Usaha
|
+
|
Modal
Pemilik
|
Keterangan
|
25.000.000
|
25.000.000
|
Setoran
pemilik
|
|||
20.000.000
|
20.000.000
|
Pinjaman
Bank
|
|||
500.000
|
500.000
|
Pendapatan
service
|
|||
45.500.000
|
=
|
20.000.000
|
+
|
25.500.000
|
Total
|
Mari
kita peta kan mengenai deskripsi di atas :
- Uang perusahaan bertambah sebesar Rp
500.000,- dari pedapatan service, transaksi ini menambah harta perusahaan.
- Penambahan harta karena kegiatan usaha
mempengaruhi penambahan Modal, sehingga secara tidak langsung akan
menambah akun Modal pemilik sebesar Rp 500.000,-.
Pada
contoh kasus di atas, perusahaan anda menjual jasa service yang kemudian
langsung menerima uang imbalannya. Penjualan jasa sperti ini disebut penjualan
tunai. Kadang dapat saja perusahaan sudah memeberikan pelayanan jasa akan
tetapi uangnya tidak langsung diterima. Transaksi ini merupakan penjualan jasa
secara kredit atau non-tunai.
Karena
perusahaan telah memberikan pelayanan jasanya kepada pelanggan berarti
perusahaan telah menciptakan pendapatan. Dengan itu perusahaan mempunyai
tagihan jasa kepada pelanggan, maka kemudian transaksi ini juga harus
dicatatat. Misalkan perusahaan menjual jasa service secara kredit Rp 750.000,-
maka harta perusahaan berupa piutang usaha bertambah sebesar Rp 750.000,- dan
modal pemilik bertambah sebesar Rp 750.000,-, adapun persamaan dasar
akuntansinya akan tampak sebagai berikut :
Aktiva
|
+
|
Piutang
Usaha
|
=
|
Utang
Usaha
|
+
|
Modal
Pemilik
|
Keterangan
|
25.000.000
|
25.000.000
|
Setoran
pemilik
|
|||||
20.000.000
|
20.000.000
|
Pinjaman
Bank
|
|||||
500.000
|
500.000
|
Pendapatan
service
|
|||||
750.000
|
750.000
|
Pendapatan
service kredit
|
|||||
45.500.000
|
+
|
750.000
|
=
|
20.000.000
|
+
|
26.250.000
|
Total
|
Pada
kegiatan usaha perusahaan disamping mendatangkan pendapatan, juga mengakibatkan
munculnya pengeluaran uang, misalnya untuk membayar gaji karyawan, membayar
biaya listrik, dan telepon dan laiinya. Misalnya perusahaan anda membayar gaji
karyawan sebesar Rp 1.150.000,- maka pengaruh dari transaksi ini adalah sebagai
berikut :
- Harta perusahaan berkurang sebesar Rp
1.150.000,-
- Modal perusahaan berkurang sebesar Rp
1.150.000,-
Adapun
transaksi tersebut persamaan dasar akuntansinya akan tampak sebagai berikut :
Aktiva
|
+
|
Piutang
Usaha
|
=
|
Utang
Usaha
|
+
|
Modal
Pemilik
|
Keterangan
|
25.000.000
|
25.000.000
|
Setoran
pemilik
|
|||||
20.000.000
|
20.000.000
|
Pinjaman
Bank
|
|||||
500.000
|
500.000
|
Pendapatan
service
|
|||||
750.000
|
750.000
|
Pendapatan
service kredit
|
|||||
-1.150,000
|
-1.150,000
|
Biaya
gaji karyawan
|
|||||
44.350.000
|
+
|
750.000
|
=
|
20.000.000
|
+
|
25.100.000
|
Total
|
Pengurangan
harta dan atau bertambahnya utang yang diikuti oleh pengurangan modal sebagai
akibat oleh kegiatan usaha disebut expense atau beban atau
biaya. Dengan demikian biaya menunjukkan besarnya pengorbanan untuk memperoleh
pendapatan.
Transaksi
keuangan yang lain dapat berupa penyetoran uang oleh pemilik dan penarikan uang
oleh pemilik. Penyetoran uang mengakibatkan kas perusahaan bertambah dan modal
bertambah, namun penambahan ini tidak berasal dari kegiatan usaha, oleh karena
itu bukan termasuk pendapatan ataurevenue.
SIKLUS AKUNTANSI
Dalam mengelola perusahaan, uang yang diterima
maupun dikeluarkan perlu dimanajemeni dengan baik. Masuk keluarnya uang perlu
dicatat dengan tertib, sehingga dapat diketahui posisi keuangan perusahaan dari
waktu ke waktu. Dalam memanajemeni fungsi keuangan perlu didukung fungsi
akuntansi dan pembukuan yang baik dan benar.
Pengertian akuntansi telah mengalami perubahan
dari waktu ke waktu, dimana akuntan disebut juga dengan pemegang buku karena
fungsi mereka mencatat setiap transaksi keuangan yang terjadi ke dalam buku
yang disebut jurnal dan buku besar. Daftar seluruh transaksi keuangan
perusahaan ini merupakan dasar untuk menghitung apakah perusahaan mendapatkan
keuntungan atau menderita kerugian.
Dari data keuangan yang dicatat
berkesinambungan tersebut selanjutnya dapat diolah sehingga menghasilkan
laporan keuangan. Semua kegiatan tersebut dikenal sebagai siklus akuntansi.
Pengertian siklus akuntansi adalah meliputi tahap pencatatan atau pembukuan (ke
dalam jurnal dan buku besar), pengolahan atau pemrosesan (dengan membuat neraca
percobaan pada kertas kerja berlajur dan melakukan penyesuaian), dan pembuatan
laporan keuangan berupa neraca, perhitungan laba rugi, perubahan ekuitas, dan
arus kas yang merupakan hasil dari pengolahan data keuangan.
Urutan prosedur akuntansi sebagaimana
normalnya dilakukan selama periode akuntansi atau disebut juga siklus akuntansi
memiliki beberapa tahap antara lain :
- Penganalisisan transaksi (analyzing transactions).
- Pencatatan atau pembukuan transaksi ke dalam jurnal (recording transactions in journals).
- Pemindahan debit dan kredit dari jurnal ke akun atau rekening yang sesuai dalam buku besar (posting debits and credits from journals to individual accounts).
- Mempersiapkan neraca percobaan dan mengkompilasikan angka-angka yang dibutuhkan untuk menyusun laporan keuangan (mempersiapkan suatu lembar kerja).
- Mempersiapkan laporan keuangan (preparing financial statements).
- Membukukan penyesuaian dan menutup buku jurnal (recording adjusting and closing entries in the general journal).
- Melakukan penyesuaian sesuai posnya dan menutup buku (posting adjusting and closing entries).
- Menyiapkan neraca percobaan setelah menutup buku (preparing a post-closing trial balance).
Siklus Akuntansi – Pembukuan Transaksi
Keuangan
Setiap kejadian dalam perusahaan yang
berpengaruh atau berkaitan dengan keuangan dikenal sebagai transaksi, dan tentu
saja transaksi harus dicatat atau dibukukan (recorded). Sebagai contoh
pengeluaran maupun pemasukan uang (transaksi tunai), dan penggunaan bahan baku
atau pembantu (transaksi memoria). Dalam setiap transaksi tertentu ada bukti
pendukung tertulis yang dikenal sebagai dokumen dasar atau dokumen sumber (source
documents).
Siklus Akuntansi – Dokumen Sumber atau Bukti
Dasar
Dokumen sumber atau bukti dasar merupakan
dokumen bukti yang menunjukan adanya transaksi. Bukti dasar ini dapat berupa
kuitansi, nota, bon, tanda terima, dan bukti lainnya. Berdasarkan bukti
tersebut kemudian dilakukan pencatatan transaksi keuangan ke dalam jurnal.
Sehingga aliran data yang berkenaan dengan transaksi dapat ditunjukan sebagai
berikut :
- INPUT : Transaksi bisnis yang ditunjukan dengan Bukti Dasar
- PROSES : Bukti Dasar memberi informasi yang diperlukan untuk memasukan transaksi dalam Jurnal – Jurnal member informasi yang dibutuhkan untuk memindahbukukan debit dan kredit ke rekening yang sesuai dalam Buku Besar
Siklus Akuntansi – Penggunaan Jurnal
Dalam praktek akuntansi semua transaksi
pertama kali dicatat secara urut dalam buku jurnal dengan suatu pola yang
menunjukkan secara jelas perubahan debit dan kredit dalam setiap rekening.
Pemegang buku mencatat transaksi keuangan yang terjadi di perusahaan ke dalam buku
jurnal.
Pencatatan transaksi ke dalam buku jurnal
menggunakan sistem akuntansi secara berpasangan (double entry).
Pencatatan berpasangan ini merupakan pencerminan bahwa pencatatan satu rekening
akan mempengaruhi rekening lainnya, baik bertambah maupun berkurang. Secara
periodik, catatan debit dan kredit tersebut dipindahkan dari jurnal ke berbagai
rekening yang sesuai dengan buku besar. Proses pemindahan sesuai dengan
rekening atau posnya ini dikenal sebagai pemindahbukuan (posting).
BUKU
BESAR
Buku besar merupakan alat yang dipergunakan
dalam mencatat suatu perubahan yang terjadi pada perkiraan-perkiraan tertentu
yang dipengaruhi oleh adanya transaksi keuangan. Jika anda masih bingung dengan
pengertian tersebut, kita langsung praktek aja yah
.
Mencatat transaksi dalam daftar jurnal
bisa dikatakan sudah tidak praktis lagi (lihatpencatatan
transaksi). Sebagai gantinya perusahaan membuat satu catatan akun untuk
masing-masing jenis harta, utang, dan modal. Demikian juga dengan pendapatan,
biaya, dan prive (penarikan dana oleh pemilik), masing-masing juga dibuat
catatan tersendiri yang lazim disebut perkiraan buku besar atau akun atau
account atau rekening buku besar. Bentuk dari account buku besar dapat
digambarkan seperti di bawah ini :
Nama Perkiraan
:
No. :
Debit
Kredit
Tgl.
|
Keterangan
|
Ref.
|
Jumlah
|
Tgl.
|
Keterangan
|
Ref.
|
Jumlah
|
1 2 3
|
Jika kita teliti akun buku besar di atas,
terdapat empat kolom pertama dari kiri itu sama dengan empat kolom kedua. Empat
kolom di sebelah kiri disebut sisi debit dan empat kolom di sebelah kanan
disebut sisi kredit. Anda tentunya masih ingat kan dengan pembahasan
mengenai dasar
akuntansi, jika lupa silahkan lihat topik dasar akuntansi
.
Menggunakan Perkiraan Buku Besar
Jumlah account buku besar yang harus digunakan
tidak sama antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Jika perusahaan
memiliki empat jenis harta yang terdiri dari kas, piutang, perlengkapan dan
peralatan maka perusahaan membuat empat account untuk harta. Untuk mencatat
saldo dan perubahan kas disediakan satu perkiraan dengan nama “Kas”.
Untuk mencatat piutang disediakan satu
perkiraan “Piutang” dan seterusnya. Demikian juga dengan hutang dan modal serta
pendapatan. Selanjutnya perusahaan biasanya mengeluarkan macam-macam biaya atau
beban misalnya beban gaji, beban listrik dan sebagainya. Masing-masing jenis
beban disediakan satu account buku besar.
Jika kita ingat pada persamaan
akuntansi pada artikel sebelumnya, harta secara normal dicatat di sisi
kiri, dengan itu saldo Kas dicatat di sebelah kiri (debit) dan
jika berkurang dicatat di sisi kanan (kredit).
Misalnya perusahaan anda meneriman uang kas
sebesar Rp 1 juta yang berasal dari pinjaman Rp 250 ribu dan dari dana pribadi
anda sebesar Rp 750 ribu, maka jurnalnya adalah:
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
Kas
|
1.000.000,-
|
-
|
Utang
|
-
|
250.000,-
|
Modal Pemilik
|
-
|
750.000,-
|
Jika kita memasukan jurnal transaksi tersebut
ke dalam perkiraan buku besar maka akan terlihat sebagai berikut:
Kas
Tgl.
|
Keterangan
|
Ref.
|
Jumlah
|
Tgl.
|
Keterangan
|
Ref.
|
Jumlah
|
1.000.000,-
|
Pada perkiraan buku besar kas, penambahan uang
Rp 1.000.000,- akan dicatat pada sisi debit. Dan jika ada pengurangan akan di
catat di sisi kredit
Utang
Tgl.
|
Keterangan
|
Ref.
|
Jumlah
|
Tgl.
|
Keterangan
|
Ref.
|
Jumlah
|
250.000,-
|
Pada persamaan akuntansi saldo normal utang
dicatat di sisi kanan, oleh karena itu saldo utang dicatat di account buku
besar utang pada sisi sebelah kanan. Jika utang bertambah, maka penambahannya dicatat
pada sisi kanan (kredit), dan apabila berkurang, maka utang dicatat pada sisi
kiri (debit).
Modal Pemilik
Tgl.
|
Keterangan
|
Ref.
|
Jumlah
|
Tgl.
|
Keterangan
|
Ref.
|
Jumlah
|
750.000,-
|
Seperti halnya utang, modal pemilik pada
persamaan akuntansi memiliki saldo normal yang terletak di sebelah kanan,
dengan begitu jika ada penambahan modal pemilik maka dicatat pada sisi sebelah
kanan (kredit) dan apabila ada pengurangan modal pemilik maka akan dicatat pada
sisi sebelah kiri (debit).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar